Usar a tecnologia na gestão pública não é uma grande novidade, pois diversos processos já estão automatizados e passam de um governo para o outro. No entanto, aproveitar a troca de comando, como ocorreu em janeiro de 2021 nos executivos municipais, para fazer uma revisão de procedimentos e a aplicação de novas tecnologias pode ser estratégico para muitas administrações.
É justamente para mostrar quais pontos da gestão pública podem ter seus processos modernizados, contribuindo para um melhor uso do dinheiro do contribuinte, que elaboramos esse artigo. Siga com a gente!
O que pode ser melhorado com o uso da tecnologia na gestão pública
Geralmente, em especial nas prefeituras com menos recursos, o uso da tecnologia acaba restrito a poucas atividades, pois há um entendimento de que é necessário um alto investimento para fazer um governo digital. Mas nem sempre precisa ser assim.
Até pode existir uma demanda por um investimento inicial para a implementação de softwares e a compra de equipamentos, porém, em médio e longo prazos, esses valores acabam sendo compensados devido à economia gerada. Entre as ações que podem ser melhoradas com o uso da tecnologia na gestão pública, temos:
1 – Impressão de documentos
O serviço público costuma usar um elevado número de impressões, afinal, é necessário documentar processos que exigem comprovações para assegurar sua transparência, evitar fraudes e também fornecer garantias para os cidadãos em suas próprias demandas. No entanto, é possível otimizar o uso do papel. Com uma gestão de processos qualificada, muitas etapas intermediárias podem ser realizadas dentro do conceito do governo digital, sem a utilização de impressões.
As versões impressas ficam somente para a documentação final. Isso gera economia de espaço, tempo e recursos. Além do mais, centralizando as rotinas em processos eletrônicos, a busca por dados e o acompanhamento dos serviços também ficam integrados à rede online de trabalho, o que evita duplicidades, perda de informações e demora nas pesquisas por documentos.
Reduzindo o número de impressões, ainda é possível diminuir ou até mesmo acabar com os equipamentos de impressão próprios da administração pública e investir em um outsourcing de impressão. Esse modelo de terceirização ajuda a controlar o uso do papel e reduz gastos com insumos, manutenção e pessoal, sendo uma boa alternativa para quem quer usar a tecnologia na gestão pública sem fazer um alto investimento.
2 – Eficiência energética
O consumo de energia elétrica é uma preocupação de todos, por isso, buscar alternativas cada vez mais eficientes e sustentáveis para conseguir fazer mais com menos ou, quem sabe, fazer melhor com o que já se tem deve ser uma preocupação constante do gestor público. De olho nessa necessidade, as soluções de eficiência energética começaram a se popularizar, focando em softwares que usam inteligência artificial para otimizar a operação.
Com isso, é possível criar padrões de controle para iluminação e climatização em grandes departamentos, ajudando a incentivar boas práticas entre os servidores e a diminuir custos operacionais. Por meio de sensores, por exemplo, dá para verificar se a temperatura de um ambiente está irregular, se portas e janelas estão fechadas, se luzes estão acesas em lugares vazios e acompanhar vários outros indicadores que ajudam a reduzir gastos no dia a dia.
3 – Autoatendimento do público
Quando falamos em usar a tecnologia na gestão pública, não estamos dizendo que ela precisa ficar restrita ao uso interno. Uma administração pode dar mais autonomia aos cidadãos ao investir em soluções que possibilitem que eles próprios resolvam suas demandas. Ao oferecer um aplicativo ou site para que o contribuinte possa realizar determinadas atividades ou mesmo iniciar e acompanhar procedimentos já ajuda bastante todos os envolvidos no processo.
Dessa forma, os servidores ficam responsáveis pelas ações de checagem das demandas e encaminhamentos internos. Assim, em caso de algum gargalo, como todo o processo é digital, fica mais fácil saber onde ocorreu o travamento, o que torna a resolução muito mais rápida e simples.
Esses são apenas três exemplos de processos que podem ser melhorados com o uso da tecnologia na gestão pública, mas existe uma amplo campo para ser trabalhado, basta que os gestores olhem para seus departamentos e secretarias e analisem o que pode ser otimizado e o que ganharia agilidade com a ajuda um novo equipamento ou software. O único porém é não fazer um investimento vazio, somente pela moda: tudo precisa ter um propósito.
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