Mais que uma transformação carregada de benefícios, a implementação do diploma digital para ensino público, especificamente para instituições de ensino superior, agora é também uma obrigatoriedade. Formalizada em março de 2019 pela Portaria 554 do Ministério da Educação, o prazo era de 24 meses para adequação.

Portanto, a partir de março de 2021, as instituições de ensino superior já devem começar a emitir o diploma digital para seus alunos. O prazo definitivo é início de 2022. Por enquanto, a portaria faz referência apenas aos graduandos. A pós-graduação e os ensinos fundamental e médio ainda não estão obrigados a emitir o documento em formato digital. Mesmo assim, é interessante que desde já haja um preparo para isso.

Por que emitir um diploma digital para ensino público?

No caso das universidades, porque tornou-se uma obrigatoriedade. Mas para as demais instituições e para a pós-graduação, por mais que o documento impresso continue sendo necessário, é possível já iniciar as devidas adaptações para que essa cultura comece a ser implementada. Os benefícios são vários, que listamos a seguir. Acompanhe!

1 – Redução de custos

Em um projeto piloto feito pelo Ministério da Educação na Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC), o custo de emissão do diploma digital para ensino público foi de R$ 85,15 por unidade. O modelo tradicional, físico, chega a custar quatro vezes mais: R$ 390,26 — a qualidade da impressão e o fato de ela ser feita em papel-moeda encarecem a produção. O ensino fundamental e médio não têm essa exigência de qualidade de impressão, mas para essas instituições também há um custo possível de ser reduzido.

2 – Impossibilidade de fraudes

Pelo fato de ter validade jurídica autenticada por certificado eletrônico, confidencialidade e integridade garantidos pela Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira (ICP-Brasil) e carimbo de tempo, a possibilidade de fraudar um diploma digital é muito reduzida. Além disso, depois que o documento é assinado por meio de um certificado digital, ele fica bloqueado para edições.

Isso tudo garante segurança à instituição, aos estudantes, ao mercado e à própria sociedade, muitas vezes penalizada pela atuação de pessoas sem o devido preparo profissional.

3 – Diminuição da burocracia

É verdade que uma nova burocracia passa a ser exigida para o registro e o armazenamento dos diplomas. Além disso, a documentação que o aluno precisa entregar e que a instituição de ensino precisa recolher continua sendo a mesma.

Entretanto, tudo passa a ser realizado digitalmente, agilizando e facilitando o processo. Logo, a burocracia, ainda que existente, fica mais fácil de ser gerenciada e é menos sentida. Um exemplo é a assinatura digital, que dispensa o reconhecimento de firma.

4 – Facilidade de gestão

Vamos considerar aqui como gestão todo o processo de emissão e armazenamento do documento. Diante disso, um diploma digital para ensino público é muito mais fácil de emitir, inclusive porque, com a infraestrutura adequada, o próprio aluno pode fazer isso, desobrigando os profissionais da secretaria acadêmica ou escolar de fazer esse trabalho.

Quanto ao armazenamento, por ser digital, naturalmente ele não vai mais ocupar tanto espaço físico e nem mesmo exigir a manutenção desse espaço. Na hora de buscar ou recuperar algum diploma, também será mais rápido e simples.

5 – Agilidade na emissão

Nós falamos antes sobre os benefícios em relação à emissão do diploma digital para ensino público, certo? Bom, naquele momento nos referíamos à segunda via ou outra necessidade dos estudantes. Contudo, a própria emissão da via original do documento digital também é mais rápida e pode cair de 120 para, em média, 15 dias, segundo o MEC.

Percebeu as facilidades? São coisas positivas que as instituições de ensino superior da rede pública podem aproveitar desde já. As de ensino fundamental e médio, como dissemos, também podem iniciar esse processo de transformação digital e implementar o que for pertinente para ir criando essa cultura e colhendo as coisas positivas que ela é capaz de proporcionar.

Como funciona a emissão de diploma digital

O primeiro passo é a escola ter um certificado digital eletrônico, pois o diploma digital para ensino público precisa ter uma assinatura reconhecida e um carimbo de tempo, ambos chancelados pela ICP-Brasil. O carimbo de tempo funciona como um carimbo tradicional, marcando dia e horário em que o documento foi criado.

Em seguida, por meio de um software específico para integrar o sistema do governo ao da instituição, o documento digital deve ser emitido em formato XML. Neste momento, ele será assinado eletronicamente pelas autoridades da instituição. O estudante não precisa ter uma assinatura eletrônica, já que a responsabilidade é da universidade (ou escola, se for o caso).

Depois, o arquivo é enviado para a entidade registradora, que assegura a assinatura institucional. Então é gerado um segundo arquivo com o código de validação, um endereço eletrônico para consulta e um QR Code com as informações do diploma. O padrão visual deve seguir as mesmas características da versão física.

Vale lembrar que o diploma digital para ensino público tem a mesma validade jurídica do impresso, em nada prejudicando nenhuma das partes. A entrega deste documento, ainda que virtual, continua sendo obrigatoriedade da instituição, mas se o aluno quiser a versão física, é possível cobrá-lo por isso.

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