Muitas pessoas ainda acreditam que a sinergia entre gestão pública e modernidade é recente. Contudo, a verdade é que a tecnologia já marca presença no setor público há pelo menos 60 anos: o uso de soluções em informática, automação de processos e armazenamento de dados começou lá na década de 1960 e, desde então, cada vez mais fluxos de trabalho acabam se beneficiando desse movimento.

Até porque, com o advento da internet, das redes computacionais e, claro, com todos os avanços em transformação digital do mercado, as instituições públicas começaram a ter acesso a processos que, até então, eram mais perceptíveis no setor privado, como a otimização das atividades rotineiras, a comunicação mais eficiente entre servidores e população e, ainda, o aumento de produtividade nos diferentes departamentos.

O que é a modernização da gestão pública

Quando um órgão público decide abraçar a transformação digital, ainda que de forma gradativa, é verdade que ele pode adotar diferentes soluções para atingir esse objetivo. Plataformas de gerenciamento de contato com o público, softwares de gestão, sistemas de controle de atuação e diversos outros recursos podem contribuir para essa nova rotina.

Vamos imaginar que, de olho em melhorar a produtividade dos servidores e a experiência do público que depende dos serviços prestados por eles, sua repartição pública resolva modernizar e investir na adoção de um ou mais sistemas de automação e de gestão de processos.

Com o suporte desse tipo de solução, é possível criar um fluxo de trabalho mais funcional para as diferentes equipes, separando e atribuindo tarefas por meio da automação de funções e do uso de interfaces otimizadas. Além disso, esses softwares costumam permitir a emissão de relatórios e a manutenção de um dashboard de controle que fornece informações mais precisas para ajudar na tomada de decisão da administração pública.

São facilidades capazes de gerar resultados verdadeiramente significativos tanto para a rotina operacional interna quanto para os próprios contribuintes, que podem ter acesso a determinadas funcionalidades para solicitar ou enviar documentos, entrar em contato com determinados departamentos ou mesmo conseguirem informações de forma mais independente, por exemplo.

Assim, fica mais fácil quantificar questões como engajamento, participação do público e o efeito prático de ações adotadas pela instituição — daí a importância de buscar sistemas de qualidade quando pensamos em gestão pública. Não esqueça que soluções especializadas tendem a apresentar funcionalidades desenvolvidas para resolver exatamente as dores sentidas pelo seu público, aumentando sua eficiência.

Benefícios do emprego de tecnologias na gestão pública

Você já viu que, com o investimento na tecnologia certa, é possível estabelecer uma dinâmica toda nova para o atendimento e para o fluxo interno de uma instituição pública. Só que é importante ter em mente que os benefícios desse movimento vão muito além do operacional. Veja só:

  • Mais agilidade e precisão no atendimento

Quando o setor público passa a contar com tecnologias de ponta na sua rotina, o uso de sistemas integrados de gestão acaba sendo um caminho quase inevitável. Com isso, a informação de abertura de chamados e solicitações transita de maneira rápida e inteligente entre os departamentos e seus responsáveis, permitindo que as demandas sejam cumpridas com mais agilidade e minimizando o descumprimento de prazos.

  • Melhora na satisfação da população

Aqui, é só fazer as contas: quando uma boa gestão aumenta a eficiência do seu departamento, a população é atendida com mais qualidade e sua satisfação tende a aumentar, gerando uma imagem positiva para a repartição. Além disso, as pessoas conseguem observar e acompanhar de forma mais próxima o andamento dos trabalhos e a resolução de suas solicitações, o que ajuda a apaziguar os ânimos.

  • Crescimento da produtividade interna

Com processos automatizados, acesso a softwares de gerenciamento e munidos de informações de qualidade, a tendência é que os servidores públicos tenham mais facilidade na execução das funções diárias, já que eles podem deixar muitas burocracias de lado e focar no operacional. Assim, eles se sentem mais motivados dentro do ambiente de trabalho e, consequentemente, seguem querendo dar sempre o seu melhor.

  • Organização e controle da informação

Em termos práticos, o uso de tecnologias para gestão pública também abre espaço para a adoção de soluções capazes de coletar, armazenar e organizar dados de forma prática, segura e integrada, viabilizando um controle mais preciso das informações públicas, sem perdas, dificuldades de acesso e com a devida segurança para dados e informações sensíveis.

  • Gestão pública mais moderna

Por fim, todos os fatores que listamos aqui se somam para oferecer uma gestão pública mais eficiente, mais moderna e capaz de gerar resultados melhores todos os dias! Afinal, a tecnologia permite reduzir gastos, melhorar o contato com o público, aumentar a capacidade de atendimento e ajudar na hora de tomar decisões importantes, criando uma imagem de eficiência e excelência para o seu departamento!

É claro que, na hora de tirar um projeto de modernização da gestão do papel, também é importante escolher o parceiro certo para auxiliar você durante o processo. A Almaq, por exemplo, oferece um serviço de outsourcing de impressão equipado com todos os recursos necessários para potencializar e modernizar a rotina de trabalho na sua instituição pública! E então, que tal fazer uma visita ao nosso site e conhecer o mundo de soluções que disponibilizamos?