Para manter a segurança dos documentos em qualquer instituição pública é preciso cumprir boas práticas no que diz respeito à organização, armazenamento, backup e acesso a essas informações. Todas as áreas do serviço público concentram muitos dados bastante pessoais dos cidadãos. Portanto, preocupar-se com este assunto é uma medida fundamental para evitar problemas.

Neste artigo, vamos mostrar quais são as boas práticas que podem ser implementadas e também as consequências de uma gestão de documentos mal concebida. Você vai compreender que esta é mais que uma obrigação definida em lei: trata-se, na verdade, de um cuidado capaz de assegurar o bom desenvolvimento dos trabalhos do departamento público e o respeito às pessoas que dependem dele. Acompanhe!

Por que se preocupar com a segurança dos documentos

A segurança dos documentos é um motivo de preocupação, primeiramente, por questões internas. Informações, sejam quais forem, são ativos valiosos para pessoas mal intencionadas. A falta de cuidado com os dados pode expor rotinas e decisões internas e prejudicar o bom andamento de todas as atividades.

Imagine, por exemplo, que as decisões pedagógicas para tratamento de um aluno com dificuldades de aprendizagem se tornem públicas. Isoladamente, este pode parecer um assunto pequeno e restrito às partes interessadas, porém, em escala, pode fazer com que pais questionem a estratégia adotada ou exijam um tratamento igual para todos os estudantes. Sendo uma situação complexa, educadores sabem que nem sempre isso é possível e que cada caso é um caso.

Mas a segurança dos documentos também evita a exposição das pessoas que têm informações armazenadas em departamentos públicos. Imagine que um grande proprietário de imóveis tenha suas informações de IPTU vazadas e negociações de dívidas com a prefeitura tornadas públicas. Isso geraria um incômodo gigantesco para este contribuinte e para o município.

Portanto, a segurança dos documentos serve para ter controle a respeito do uso das informações armazenadas, fornecer aparato jurídico para situações em que isso seja necessário, prestar um bom serviço ao cidadão e garantir um bom andamento das rotinas internas. Consequentemente, previne-se fraudes, roubos e perdas de dados.

3 práticas para garantir a segurança dos documentos

Tendo em vista que a segurança dos documentos não é um assunto secundário, mas um tema que demanda prioridade, confira ações capazes de contribuir para que esse trabalho seja correto e eficaz!

1 – Invista em gestão de documentos e os mantenha organizados

A gestão de documentos é uma prática fundamental para garantir segurança dos dados e promover a otimização das rotinas, bem como assegurar mais agilidade no acesso a eles. Entre suas práticas, está a normatização da forma de armazenar os documentos, o que permite encontrá-los com mais facilidade.

Isso vale tanto para arquivos digitais quanto físicos, que precisam obedecer a parâmetros para ordenamento. Com isso, entre tantos benefícios, ganha-se em economia de tempo, recursos e espaço físico, além de facilitar o controle das informações e a definição de critérios para acesso a elas.

2 – Faça backups com regularidade

A segurança dos documentos não envolve apenas o acesso indevido a eles. Um dos perigos é a própria perda de informações por qualquer evento adverso, como algum dano no servidor interno ou um incidente que prejudique a integridade de arquivos físicos. Neste caso, a digitalização e o backup, especialmente em nuvem, são ações inteligentes e que podem evitar sérias dores de cabeça.

Afinal, recuperar esses dados, mais tarde, pode ser bastante trabalhoso. E mesmo que não haja a possibilidade de recuperá-los, o prejuízo de perdê-los pode ser bastante significativo. Desse modo, o melhor caminho é evitar tais riscos.

3 – Oriente os profissionais do setor sobre as boas práticas

Armazenar corretamente, cumprir as boas práticas e ter comportamentos que minimizem a ocorrência de situações de risco são práticas que reforçam a efetividade de métodos e sistemas eletrônicos em lidarem com a segurança dos documentos. Se cada funcionário assumir para si a responsabilidade de promover essa proteção às informações, a efetividade das ações será muito maior.

Para tanto, é importante que os profissionais sejam orientados sobre a melhor forma de proceder e conheçam os sistemas que estão envolvidos com a gestão de documentos. Também faz parte desse conjunto de iniciativas a revisão da política de segurança e a construção de um guia ou cartilha para facilitar a consulta em caso de dúvidas sobre os cuidados a serem tomados.

O não compartilhamento de senhas e acessos é, por exemplo, um gesto básico. Dentro ou fora do meio digital, é preciso respeitar essas e outras medidas que garantam a segurança dos documentos e evitem prejuízos com o acesso indevido a eles ou mesmo a perda dessas informações.

Caso você precise de ajuda com este desafio em seu departamento público, a Almaq tem a solução ideal para auxiliá-lo. Entre em contato conosco e saiba como podemos fazer isso! Esperamos que este artigo tenha sido esclarecedor. Aproveite para compartilhá-lo com seus colegas e promover uma cultura de segurança da informação!