No dia a dia de escolas, universidades e instituições de ensino em geral, o fluxo intenso de impressão já é parte consolidada da rotina de trabalho. Afinal, professores, estudantes e equipes administrativas estão sempre lidando com documentos importantes, como certificados, provas e relatórios de gestão. Trata-se de um hábito, inclusive, que costuma ser o primeiro obstáculo no caminho de quem quer reduzir custos no ensino público.

Como se não bastasse isso, ainda é preciso levar em consideração que essas impressões são diárias e constantes, o que quer dizer que qualquer defeito nos equipamentos pode gerar uma série de complicações à instituição. Não é à toa que o outsourcing de impressão vem se popularizando como uma ótima alternativa para reduzir os custos de impressão nas escolas.

Aliás, já falamos sobre esse assunto por aqui, destacando que o serviço de impressão precisa atingir bons níveis de fluidez e rapidez operacional para que os demais processos da instituição funcionem de forma assertiva. E é aqui, no equilíbrio entre a boa performance e a redução de custos, que mora o grande desafio da educação pública.

Rotina sustentável: como reduzir custos com impressão

Verdade seja dita, não dá para adotar uma postura radical e extinguir a impressão de papel nas escolas de uma hora para outra. Contudo, existem algumas alternativas que podem contribuir para minimizar os gatos com essa atividade. E talvez o reaproveitamento do papel seja uma das mais comuns e simples de se colocar em prática.

Basta separar as impressões que exigem confidencialidade daquelas que são descartáveis, por exemplo, e utilizar o verso da folha para impressões menos importantes — elas até podem virar rascunho ou funcionar como bloco de anotações. Em grandes quantidades, é possível compactar esses rascunhos e transformá-los em bloquinhos simples para todos os setores que usam telefone e costumam passar recados.

Dando um passo um pouco maior, a digitalização de documentos também aparece como uma ótima opção para quem quer reduzir custos no ensino público. No lugar de tirar um xerox da certidão de nascimento de um aluno, o documento pode ser escaneado e armazenado digitalmente. É economia de papel, de tinta e de espaço, já que esse documento não precisa ser armazenado em nenhum arquivo físico.

O mesmo vale para relatórios e briefings de reuniões, que ao invés de serem impressos, podem ser enviados digitalmente para os colaboradores. Ou cópias de artigos e textos para uso em sala de aula, materiais que podem ser enviados on-line. É claro que estabelecer esse tipo de cultura na instituição envolve todo um trabalho de conscientização e adequação, mas a contrapartida financeira certamente será recompensadora! Aliás, uma boa opção para começar essa jornada é a utilização do Google for Education, plataforma que já apresentamos por aqui.

E é claro que, no topo de tudo isso, uma boa gestão de cópias é indispensável. Afinal, só com um controle preciso de tudo que é impresso na instituição é possível quantificar e avaliar que tipo de medidas são mais ou menos compatíveis com cada modus operandi. Assim, fica mais fácil tomar decisões acertadas e garantir uma redução de custos sem impactos negativos no fluxo de trabalho.

Entenda como o outsourcing de impressão pode ajudar a reduzir custos no ensino público

Como já mencionamos, a redução de custos no ensino público só faz sentido se a instituição souber o quanto está economizando. Nesse contexto, visualizar os processos com os quais o outsourcing de impressão pode contribuir é uma das formas mais eficientes de qualificar e quantificar os benefícios desse serviço.

Até porque, a maioria das instituições de ensino público opera com planilhas detalhadas de custos e gastos, o que facilita muito o trabalho dos gestores na hora de conferir o quanto a impressão está impactando no orçamento. Com esses dados em mãos, é hora de colocar tudo na ponta do lápis!

Considere que trabalhar com um parque gráfico próprio envolve uma verdadeira relação comercial com a cadeia de suprimentos e fornecedores, já que a utilização de toners, cartuchos e papéis de segunda linha podem comprometer a vida útil dos equipamentos. Nesse quesito, o fornecedor do outsourcing de impressão fica responsável por todo o processo de reposição, podendo garantir a qualidade final da impressão e diminuir a incidência de problemas causados por materiais sem procedência.

O mesmo vale para o tipo de equipamento que você vai utilizar. Se a sua escola costuma imprimir muitos arquivos diferentes por dia, por exemplo, uma máquina com vários dispositivos de entrada e múltiplas bandejas pode ser o ideal. Contudo, se o mais comum é fazer diversas cópias do mesmo arquivo, equipamentos mais ágeis e com maior capacidade de armazenamento de papel combinam melhor com a sua demanda.

Contar com um bom outsourcing de impressão pode ser a chave para garantir a flexibilidade que a sua instituição precisa, pois a empresa contratada também vai acompanhar de perto as necessidades e o fluxo de impressões, podendo alocar os equipamentos certos para cada rotina de trabalho e evitar que as impressoras sejam utilizadas além da sua capacidade, evitando o desgaste prematuro e reduzindo custos no ensino público.

Sem contar que, da mesma forma que as impressoras utilizadas além da sua capacidade costumam significar gastos extras, as máquinas ociosas também representam um desperdício. A ociosidade dos equipamentos faz com que eles apresentem problemas nos componentes internos e a tinta resseque, exigindo um fluxo de reposição e manutenção mais constante. E esse é outro empecilho que um bom outsourcing de impressão pode resolver, já que o fornecedor se encarrega de garantir a rotatividade de equipamentos no seu parque gráfico, contribuindo inclusive para manter sempre as melhores e mais modernas impressoras à disposição das suas equipes e dos seus alunos!

Conte com a Almaq para reduzir os custos de impressão na escola pública

Você já viu que, ao terceirizar o trabalho e a gestão dos processos de impressão na sua instituição, não só é possível reduzir custos no ensino público como também otimizar o fluxo de atividades, descomplicando a rotina dos profissionais e dos estudantes. Tudo isso, claro, mantendo um altíssimo padrão de qualidade de impressão!

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