Independentemente de ser um outsourcing de impressão ou de qualquer outro tipo de atividade, seu conceito é fácil: a delegação de serviços a terceiros. Ou seja, é quando uma prefeitura, por exemplo, contrata uma empresa para exercer uma função predeterminada dentro da sua administração. De maneira ampla, é possível dizer que outsourcing e terceirização são sinônimos.
No entanto, se formos um pouco mais a fundo no conceito, podemos considerar que o outsourcing é um tipo de terceirização, no qual são delegadas a terceiros áreas mais estratégicas. Nele, pode-se chegar até a terceirizar uma atividade-fim. Já a terceirização propriamente dita é a contratação de empresas para serviços sem valor agregado, que estão mais distantes do objetivo final da instituição ou do órgão público.
É como se, por exemplo, a Secretaria de Educação do seu estado, que tem uma gráfica que centraliza as impressões de todas as escolas, contratasse um outsourcing de impressão para assumir esse trabalho. Ele é estratégico, mas por questões financeiras e de qualidade, será melhor realizado por terceiros. Já para a limpeza dos prédios é feito um contrato de terceirização simples, pois não envolve algo essencialmente complexo.
Seria possível fazer a terceirização de impressão? Com certeza! Mas daí a secretaria ou o órgão de governo não iria usufruir de todos os benefícios do outsourcing. É importante que fique bem claro que o outsourcing não entrega ao contratante somente vantagens financeiras, pois isso a terceirização também faz. Ele entrega mais produtividade, mais transparência e menos riscos.
Quando o setor público deve procurar um outsourcing de impressão
Vamos falar mais sobre todas as vantagens que vimos no parágrafo anterior daqui a pouco. Antes, precisamos entender quando uma instituição pública deve procurar por um serviço de outsourcing. Para facilitar, seguiremos com o exemplo do serviço de impressão.
Digamos que você é gestor de uma unidade de saúde, que tem uma boa equipe de funcionários, uma infraestrutura adequada e recebe seus suprimentos médicos sempre em dia. No entanto, quando o assunto são os equipamentos e insumos para impressão, a situação muda de figura.
Os equipamentos são velhos e exigem manutenção constante, gerando um gasto excessivo. Quando são retirados para conserto, os alugados para substituir sempre saem acima do preço de tabela devido à urgência. Além disso, por serem antigas, as impressoras consomem o dobro de toner que as novas. E elas também atolam mais papel, desperdiçando folhas, que acabam se somando ao prejuízo.
E prejuízo não é uma palavra com a qual gestores públicos devem lidar. Pelo contrário, quanto mais puderem economizar, especialmente quando o gasto não é algo ligado diretamente aos benefícios à população, melhor. É claro que um serviço de impressão ajuda no trabalho da unidade de saúde, mas não se trata de um lote de remédios, certo? Então, o ideal é ele seja o menos oneroso possível.
Normalmente, é no momento em que se busca por alternativas para resolver situações como essa que a contratação de um outsourcing de impressão se torna uma das opções mais viáveis. Nesse caso, o fornecedor pode cuidar de toda a rede de saúde, instalando equipamentos de alta tecnologia, garantindo que não faltem suprimentos e nem que os funcionários fiquem na mão, uma vez que o suporte técnico é parte do pacote.
O que um bom fornecedor de outsourcing precisa ter
Todos sabemos que os fornecedores do governo precisam passar por uma concorrência ou licitação para serem contratados. Mas além do preço, que geralmente é o decisor, é importante que os gestores coloquem na balança três outros pontos relacionados à prestação do serviço que podem fazer toda a diferença no decorrer do processo. São eles:
- O uso de SLA: o service level agreement ou acordo de nível de serviço tem a função de resguardar e definir o escopo da relação entre a instituição contratante e o fornecedor. O SLA funciona como um termo de garantia que estabelece o tempo para reposição e reparo dos problemas, assegurando que o fluxo de trabalho não tenha grandes interrupções, requisito quase obrigatório a um órgão público.
- O suporte especializado: verifique como funciona o suporte do fornecedor, desde a abertura do chamado até o atendimento presencial. Confira se não há processos complicados, afinal, no serviço público existem usuários com diversos níveis de acesso à tecnologia. Também verifique a questão do tempo, a especialidade dos técnicos, os treinamentos, enfim, tudo o que pode estar relacionado ao suporte.
- A parceria com as fabricantes: marcas que já estão consolidadas no mercado não associam seus nomes a empresas que não compravam sua idoneidade. Então, quando um fornecedor, além de oferecer máquinas e suprimentos de uma indústria, ostentam o benefício de revenda e assistência autorizada, pode ter certeza que é confiável, importa-se com seus clientes e não vai abandonar o contrato no meio do caminho.
As vantagens de operar com um serviço de outsourcing
Agora que já vimos como o gestor pode entender que é a hora de contratar um serviço de outsourcing e também o que ele deve verificar, além do preço, na hora de escolher o seu fornecedor, vamos falar um pouco mais dos benefícios que citamos antes. Para facilitar, vamos seguir com o exemplo do outsourcing de impressão. Confira:
1 – Redução de custos
Uma das maiores vantagens do outsourcing é dar visibilidade aos custos, pois o fornecedor consegue colocar em relatórios e planilhas todos os gastos, o que permite avaliar exatamente onde se gasta mais e, consequentemente, tomar providências para resolver isso. E economizar deve ser palavra de ordem no serviço público, não é verdade?
2 – Mais produtividade
Produtividade pode parecer algo do mundo corporativo, mas no setor público também há metas a serem cumpridas. Em uma escola, por exemplo, os professores precisam cumprir suas horas-aulas, aplicar um determinado números de avaliações, fazer uma jornada de preparação pedagógica… E tudo isso envolve produtividade. Então, quando um funcionário público não precisa mais se preocupar com uma função que não é sua, seu trabalho fica muito mais focado e evolui melhor.
3 – Mais transparência
Como tudo é controlado e a prestação de contas é algo obrigatório, pois se trata de um serviço terceirizado, o uso das máquinas e suprimentos acaba ficando muito mais transparente. Tudo o que é impresso precisa ser justificado, então não há mais o uso indiscriminado ou para fins não oficiais. A transparência acaba refletindo também na redução de custos.
4 – Menos riscos
O outsourcing traz mais segurança técnica, pois trata-se de uma empresa especialista no serviço. Com uma equipe bem preparada e com muito conhecimento à sua disposição, as chances de algo dar errado são praticamente zero. E, caso dê algum problema, os profissionais estarão prontos para resolver.
Dito isso, que tal conhecer um outsourcing de impressão que pode oferecer ao seu órgão público todos esses benefícios? Entre em contato com a nossa equipe! Estamos há mais de 30 anos no mercado garantindo excelência em serviços de outsourcing de impressão para o setor público. Aqui na Almaq, executamos do planejamento à implantação, do monitoramento das máquinas ao descarte de resíduos, tudo para entregar sempre os melhores resultados!
