A digitalização do RH na gestão pública tem o potencial de tornar as rotinas operacionais e gerenciais automatizadas com o auxílio de suportes tecnológicos. Com isso, o fluxo de trabalho fica mais fluido, a produtividade ― tanto do setor quanto da gestão pública como um todo ― aumenta e os erros manuais diminuem. Consequentemente, ganha-se tempo para tornar os trabalhos mais estratégicos.

Diante de seu contexto específico, o RH na gestão pública precisa ser mais digital para que também seja mais estratégico e eficiente. Isso é positivo tanto para que os servidores atuem de forma mais engajada e motivada (como consequência de um sério trabalho de gestão de pessoas) quanto para gerar economia e controle de perdas.

Os benefícios da digitalização do RH

O controle de perdas está associado a várias questões, como a gestão de documentos. É comum que uma equipe de recursos humanos lide diariamente com uma quantidade expressiva de papéis. Facilitar o manejo desses arquivos permite um ganho excelente em várias frentes.

Armazenar todos esses registros de maneira digitalizada facilita a busca rápida de informações, além de evitar a perda de documentos importantes que, se extraviados, podem causar prejuízos financeiros e jurídicos, uma realidade comum, mas especialmente relevante ao tratarmos de RH na gestão pública. Além disso, os custos com a estrutura física para manter arquivos são reduzidos.

Outro ponto positivo da digitalização dos documentos é a restrição de acesso a determinados papéis. Apesar da transparência necessária no serviço público, o acesso a determinados dados precisa ser restringido por questões de segurança. Garantir o acesso apenas com o uso de senha a certos documentos permite esse cuidado.

Em caso de desastres, tanto naturais quanto acidentais (incêndios, por exemplo), nada se perde, já que a digitalização do RH garante um armazenamento seguro em nuvem de todos os dados e documentos. E por falar nisso, os extravios e a manipulação indevida de informações são sensivelmente reduzidos quando tudo fica salvo em ambiente digital.

Em caso de troca de governos, os padrões de gestão desses documentos não mudam, pois eles não envolvem estruturas físicas. E caso seja necessária alguma mudança, elas ficam todas registradas, facilitando a recuperação de qualquer informação que eventualmente se perca nesse processo por conta do backup de dados.

Os ganhos na rotina do setor com a digitalização

A digitalização do RH na gestão pública favorece também demandas simples, como o encaminhamento de documentos. Muitas vezes, em meio a trabalhos mais estratégicos e complexos, os profissionais precisam parar para fornecer holerites e informes de rendimentos, agendar férias ou receber atestados médicos. Com o auxílio das ferramentas digitais, isso não é mais necessário.

O responsável passa a fazer tudo isso diretamente pelo sistema, sem precisar acionar e interromper a rotina do setor de RH. Pode parecer algo pequeno, mas quem está no dia a dia atendendo essas solicitações sabe o quanto isso consome tempo e interfere em outras tarefas. Sem contar que deixar tudo online facilita para o próprio servidor!

É relevante, porém, que esse sistema seja intuitivo, leve, fácil e rápido. Caso contrário, o funcionário pode ter dificuldades em realizar essas operações e acabar procurando o RH de qualquer jeito. Por isso, não basta digitalizar o RH. É preciso que esse avanço aconteça com ferramentas qualificadas e adaptadas à demanda existente. Falando o bom português: o sistema precisa dar conta do recado.

Por fim, o RH na gestão pública pode ficar mais integrado a outros setores, como a contabilidade e o financeiro. Utilizando o mesmo banco de dados, eliminam-se retrabalho e erros por falhas na comunicação. Desse modo, a elaboração de folhas de pagamento, prontuários, descontos, benefícios, entre outros, fica mais fácil e com menos chances de apresentar inconsistências.

Como deixar mais estratégico o RH na gestão pública

Como mencionamos, a digitalização do RH na gestão pública favorece o ganho de tempo com o manejo de documentos, com o encaminhamento online de demandas simples e com a facilitação da busca de arquivos, já que tudo fica em ambiente digital. Desse modo, sobra mais tempo para atuar em questões mais estratégicas, certamente o ponto-chave desse debate sobre digitalização.

Como os funcionários públicos são, em sua maioria, concursados, há duas situações (entre tantas) que precisam ser especialmente gerenciadas: a qualidade do trabalho e o desenvolvimento da carreira.

É verdade que muitas dessas ações, como planos de carreira, envolvem decisões políticas. Entretanto, é possível treinar habilidades, realizar formações e propor iniciativas de reconhecimento que garantam a satisfação dos servidores. Com a redução de custos promovida pela digitalização, é possível ter recursos para encaminhar outras ideias.

Delegar responsabilidades, mapear competências e alocá-las em demandas específicas e distribuir bonificações, ainda que simbólicas, possibilita melhorar a motivação. Como resultado, qualifica-se o atendimento à população.

Mas exercitar a criatividade e fazer tudo isso funcionar exige que o RH na gestão pública tenha um suporte digitalizado. Dessa forma, é possível acompanhar o trabalho de todos (e cobrar, quando necessário) e otimizar o tempo em benefício da criação desses diferenciais capazes de tornar o setor um verdadeiro espaço para a gestão de pessoas e desenvolvimento de talentos.

Na Almaq, nós temos a solução completa para digitalização do RH no setor público. Nosso objetivo é proporcionar soluções práticas para que o trabalho de gestão de pessoas seja cada vez melhor, mais estratégico e eficaz. Fale com a gente e saiba o que temos a oferecer para garantir ainda mais eficácia nas suas atividades diárias!