O controle de patrimônio nas instituições públicas refere-se ao gerenciamento de todos os bens móveis e imóveis. Seu objetivo é assegurar a existência de dados exatos sobre a localização, o servidor responsável, as movimentações, o estado de conservação e o histórico de todos os itens, desde a aquisição até o desfazimento. E importantes aliadas desta tarefa são as etiquetas para marcação patrimonial.
As etiquetas auxiliam no cumprimento de obrigações legais, como a realização do inventário nas instituições públicas. Mas também cumprem uma função de resguardar o interesse de toda a sociedade, uma vez que os recursos públicos devem ser administrados de forma a maximizar os benefícios à coletividade, observando os princípios da legalidade, impessoalidade, moralidade, publicidade e eficiência.
Diante da importância das etiquetas para marcação patrimonial, hoje vamos explicar como fazer o controle do patrimônio por meio delas e as vantagens dessa atividade. Siga com a gente e confira!
Como usar as etiquetas de marcação patrimonial no controle de patrimônio
As etiquetas de marcação patrimonial têm o objetivo de auxiliar o controle dos ativos fixos e físicos de um órgão público, facilitando a localização dos itens e a realização dos inventários. De modo geral, essas etiquetas são fabricadas de maneira customizada, com medidas, formatos, cores, materiais e formas de fixação diferentes, pois precisam ser aplicadas em variados tipos de equipamentos, como computadores, estantes, cadeiras, ferramentas, máquinas, automóveis, entre outros.
Geralmente, elas possuem uma numeração sequencial a partir de 1 e, com a entrada dos softwares nas operações de controle, agora também contam com código de barras para facilitar a leitura das informações. Essas duas identificações compõem o número de registro patrimonial, que deve ser gerado assim que o bem é recebido por um departamento ou gerência, por exemplo.
Na maioria das administrações, existe uma secretaria específica para cuidar do patrimônio. Nela, devem se concentrar todos os registros de uma administração pública para que seja possível fazer um controle do patrimônio realmente efetivo. Então, sempre que um bem é aceito, paralelamente à sua identificação e ao registro no local onde será usado, ele também deve ser cadastrado no órgão de controle patrimonial. Esse registro irá possibilitar, entre outras atividades:
- O cadastramento do bem dentro do sistema patrimonial;
- A inclusão do item no ativo imobilizado;
- O rastreio em relação à sua distribuição;
- A sua localização dentro da instituição;
- A obtenção de informações sobre o seu estado de conservação;
- A verificação de dados sobre garantia e manutenção periódica.
Há dois pontos nesse controle de patrimônio que merecem destaque. O primeiro é referente à sequência do número de registro, que deve ser elaborado de forma que identifique a unidade da federação ou a localização onde está o bem, assim como a área ou departamento ao qual ele foi entregue.
O outro diz respeito à composição da identificação, que não deve trazer problemas futuros em relação a procedimentos de transferência de bens de um setor ou órgão para outro. De um jeito resumido e simples, significa dizer que cada bem dentro de uma instituição deve ter um número de identificação único, mesmo que seja destinado a departamentos internos diferentes.
As vantagens de usar etiquetas de marcação patrimonial
Resolvida a questão do número de identificação, é só confeccionar a etiqueta de marcação patrimonial e fazer a colocação no respectivo item. Para isso, é importante observar os seguintes aspectos:
- Sempre aplicar a etiqueta em local de fácil visualização, de preferência na parte superior frontal, pois facilita a identificação, ainda mais se for usada a leitura de código de barras;
- Evitar áreas que possam curvar ou dobrar a etiqueta, assim como partes dos objetos que não ofereçam boa aderência;
- Escolher áreas que reduzam ao máximo a deterioração das etiquetas. A ideia é sempre prolongar a vida útil das identificações;
- Não fixar as etiquetas somente por uma das extremidades e nem sobre alguma indicação importante do bem, se houver.
É claro que desenvolver todo esse trabalho, que culmina nas etiquetas de marcação patrimonial, não é um mero capricho de organização. Ele é extremamente necessário, pois as administrações públicas precisam prestar contas do seu patrimônio por meio da apresentação de inventários. Além disso, fica exposto aos contribuintes como e onde o dinheiro deles está sendo empregado. É uma forma de atuar com transparência perante a população.
E tudo isso, no fim, acaba trazendo vantagens para os gestores e órgãos públicos. O primeiro benefício é bem explícito: a identificação visual. Para quem lida com o controle de patrimônio público, conseguir visualizar cada bem sem obstáculos é imprescindível, pois isso facilita a fiscalização, o que acaba se tornando uma vantagem também, pois otimiza o trabalho dos responsáveis, liberando tempo para questões mais estratégicas.
Juntam-se a essas vantagens a possibilidade de acessar dados reais sobre o patrimônio, o que permite a avaliação da troca ou compra de alguns itens, uma organização maior em relação ao controle de ativos imobilizados e, por fim, mas não menos importante, a redução dos prazos de elaboração de futuros inventários, pois todas as informações já estão compiladas e organizadas.
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