Todo mundo sabe que a educação é uma das principais bases da sociedade e, por isso, não é novidade que existe uma grande responsabilidade envolvida no dia a dia das instituições de ensino. Afinal, elas precisam lidar com um contingente imenso de informações, atividades e registros todos os dias, o que faz da gestão de documentos em escolas públicas uma prioridade absoluta!
E a lista de registros importantes que se acumulam ao longo do ano letivo não é pequena. Regimentos, projetos, autorizações, fichas cadastrais, históricos escolares e certificados lotam as prateleiras diariamente. Na agitada e dinâmica rotina escolar, é fundamental que todo esse volume de informação esteja organizado para que possa ser encontrado com facilidade, não é mesmo?
O papel da gestão de documentos em escolas públicas
Antes de mais de nada, é preciso ter em mente que uma boa gestão de documentos em escolas públicas é extremamente importante porque serve de base para todo o trabalho desenvolvido com os alunos, pais, fornecedores, professores e demais funcionários — todos os registros do contexto escolar ficam concentrados nessa organização documental.
Além disso, um controle eficiente desses documentos também ajuda a conservar, ordenar e facilitar a pesquisa quando há necessidade de acesso, seja por conta da solicitação de alunos e ex-alunos, seja para utilizar esses dados na elaboração de novas ações. Mas é claro que o sucesso da gestão de documentos no setor público depende da adoção de boas estratégias de organização e de planejamento para essa finalidade.
Para auxiliar você nessa missão, elencamos três passos importantes. Veja só:
1 – Separe e organize seus documentos de acordo com uso
Estabelecer um fluxo para gerir os documentos que chegam na instituição pode ajudar a direcioná-los e classificá-los com mais facilidade. Principalmente se considerarmos que no universo das instituições de ensino existem registros categorizados como documentos de guarda temporária e de guarda permanente. Quer dizer, enquanto alguns devem ser armazenados por apenas cinco anos, por exemplo, outros precisam ficar nos arquivos por até meio século!
E já que é impossível descartar toda essa documentação, a melhor alternativa é organizá-la da forma mais eficiente possível, certo? Uma boa dica é estabelecer o uso de etiquetas, carimbos ou algum tipo de sistema de identificação que permita o acompanhamento e o manuseio correto desses registros desde o momento em que eles são gerados até o registro final. Assim, fica mais fácil evitar que esses arquivos acabem perdidos ou guardados no lugar errado!
2 – Estabeleça uma rotina de digitalização de documentos
Tem coisa melhor do que ter todos os documentos organizados, etiquetados e devidamente identificados em uma sala de arquivos? Tem sim: tê-los digitalizados em um ambiente virtual, sem a necessidade de reservar grandes espaços para armazenamento de papel e com um processo super facilitado de pesquisa! É por isso que criar uma rotina de digitalização de documentos pode ser um diferencial de peso para a sua gestão escolar.
Após todo o processo de planejamento e classificação dos documentos, a digitalização é um importante passo para que esse fluxo de trabalho seja ainda mais otimizado. Além de reduzir o tempo investido nas atividades diárias que exigem busca e análise de documentos, a digitalização ainda diminui as chances de que papéis importantes sejam perdidos e possibilita que esses arquivos sejam compartilhados com mais facilidade entre o corpo docente e as equipes administrativas.
3 – Opere com processos mais simplificados
Vale lembrar que, ao organizar seus documentos em um espaço digital, você conta com ferramentas de armazenamento online cada vez mais seguras, protegidas por senhas avançadas e que disponibilizam serviços de backup para recuperar dados perdidos ou manipulados sem autorização. Isso significa que, na hora atender ao público da sua instituição de ensino, você será capaz de operar com processos mais seguros, mais simples e mais rápidos.
Lembre-se que a falta de organização pode, inclusive, atrapalhar o percurso de aprendizagem dos alunos! Uma escola que não tem sistematizadas todas as informações do histórico escolar dos estudantes, por exemplo, pode atrapalhar ou atrasar uma transferência. Sem contar que, quanto mais a escola está documentada, mais respaldo ela tem para gerir suas ações administrativas.
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Diante de tudo o que apresentamos, não é exagero assumir que investir na gestão de documentos em escolas públicas é um passo fundamental para garantir que as instituições possam gerenciar suas informações com mais qualidade, precisão e segurança — de preferência em uma plataforma que permita que tudo seja salvo, organizado e visualizado de modo centralizado.
A boa notícia é que o parceiro ideal para tirar tudo isso de letra já existe! Aqui na Almaq, você encontra um aliado especializado na integração de serviços de TI com foco em digitalização, gestão e impressão de documentos para a administração pública. Com o suporte das nossas tecnologias e do nosso know-how, fazer uma boa gestão de documentos escolares nunca foi tão fácil!
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