Assim como todo serviço público, a área de educação também precisa pensar em encontrar formas de economizar recursos, mesmo que isso envolva reduzir o uso de material impresso, insumo tão comum no dia a dia de escolas e universidades. Bons aliados nesse processo são os sistemas de bilhetagem de impressão na educação pública, pois além de funcionarem como ferramentas de controle, ainda oferecem diversas vantagens para as instituições.
A bilhetagem é um processo que permite fazer o monitoramento das impressões realizadas em cada impressora usada em uma instituição de ensino. Esse controle ocorre por meio de um software, que entrega aos gestores públicos um relatório de todas as atividades, identificando quando e qual documento está sendo impresso e indicando de qual máquina partiu o pedido.
Para se ter uma percepção melhor do todo, esse tipo de serviço é oferecido junto com o outsourcing de impressão, pois assim fica mais fácil reduzir os custos e administrar os gastos com impressões em escolas e universidades. Continue com a gente e veja as vantagens de implementar esse tipo de controle nas instituições de ensino públicas!
Como funciona a bilhetagem de impressão
Vamos pegar o exemplo de um departamento de uma universidade pública, que tem cinco cursos, em que já foi implementado o outsourcing de impressão. O objetivo da administração, com isso, era reduzir os gastos com papel, toner e manutenção. Porém, após o primeiro período da terceirização, os resultados em relação à economia de papel e insumos diretamente ligados à impressão não foram os esperados.
Analisando a situação, os gestores perceberam que o problema estava na necessidade de estabelecer métodos de controle mais eficientes, pois o ato de imprimir ainda é algo enraizado nas rotinas educacionais, por mais que o uso de várias tecnologias já faça parte do cotidiano. Eles viram que não bastava trocar equipamentos para que uma mudança de comportamento ocorresse. Somente a atuação de um monitoramento mais eficaz poderia resolver o problema.
Foi aí que a bilhetagem de impressão na educação pública entrou em cena. Aliado às estratégias traçadas pelo outsourcing, esse sistema de controle possibilitou que os gestores monitorassem e administrassem tudo o que é impresso sob a responsabilidade daquele departamento. Dessa forma, o departamento conseguiu, após uma nova etapa de acompanhamento, colher as vantagens que essa ferramenta pode entregar.
Os benefícios da bilhetagem de impressão na educação pública
Por ser um sistema de controle, a bilhetagem de impressão oferece inúmeros benefícios a todas as esferas da educação pública. Confira abaixo os principais benefícios que justificam o uso dessa ferramenta em universidades e escolas:
1 – Eficiência na gestão
Por se tratar de um sistema, todo o controle é feito de forma automatizada, o que permite a elaboração de relatórios com informações precisas sobre a operação de cada um dos equipamentos. Isso dá aos gestores subsídios para uma tomada de decisão mais correta, uma vez que têm em mãos dados concretos. Consequentemente, isso permite uma diminuição nos custos, pois sabe-se exatamente onde os gastos estão ocorrendo e por quê.
2 – Redução do impacto ambiental
A partir da bilhetagem, por suas características de controle, acaba havendo a redução do desperdício de papel, toner, tinta de impressora, entre outros insumos. Em conjunto com a implantação correta das cotas de impressão, que também contribui para a diminuição do número de impressões, conquista-se uma maior conscientização de servidores, professores e alunos sobre o assunto e, consequentemente, um menor uso de cópias impressas, reduzindo o impacto ambiental.
3 – Possibilidade de implementar a gestão de cotas
Falando em cotas, a bilhetagem de impressão auxilia os gestores a estabelecerem como será a impressão de cada secretaria, departamento e curso, tanto em relação ao número de cópias quanto à qualidade delas. E essas configurações podem ser ajustadas conforme a necessidade, o que não vai atrapalhar o trabalho de ninguém. As configurações podem ser feitas nos seguintes modelos:
- Cotas informativas: a unidade recebe um número de créditos para usar por um período e quando acabar, ela recebe um aviso de que sua cota acabou. Porém, é possível optar por continuar a impressão ou a cópia, podendo justificar depois;
- Cotas adicionais: além dos créditos normais, a unidade recebe créditos adicionais, que podem ser usados, por exemplo, quando a cota padrão acabar;
- Cotas recorrentes: a unidade pode configurar o período de recorrência da cota, como 20 páginas por mês até dezembro de 2021.
4 – Facilidade no rateio dos custos
A maioria dos softwares de bilhetagem de impressão faz uma contagem mais inteligente do processo, separando o uso dos equipamentos por impressão, digitalização, cópia e fax. Dessa forma, os relatórios são gerados com informações mais precisas, como já falamos, o que acaba facilitando a tomada de decisão sobre quais serão as prioridades de destinação das verbas.
5 – Uso consciente do parque de impressão
Toda vez que um servidor, um secretário ou um professor envia um arquivo para impressão, ele nem sempre tem consciência de que a sua atitude pode gerar gastos desnecessários para a instituição em que trabalha, bem como produzir resíduos que têm impacto ambiental negativo. A bilhetagem de impressão ajuda a mudar essa mentalidade.
Por conta do monitoramento sobre os documentos impressos, acaba surgindo um sentimento de inibição nas equipes, que passam a imprimir somente aquilo que é realmente necessário, evitando material de cunho pessoal ou mesmo arquivos que ainda não passaram por correções. O uso consciente do parque de impressões ajuda a reduzir custos e pode até reverter a economia para outras áreas da instituição.
Bom, neste artigo, separamos os benefícios que consideramos os principais e que podem impactar de forma imediata uma instituição de ensino pública. No entanto, há vários outros que, com o tempo, acabam aparecendo, como o aumento da produtividade, a adoção do uso de novas tecnologias e a redução da dependência do papel.
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