O outsourcing de impressão no setor público pode ser uma importante fonte de economia de recursos. Mas você sabe exatamente por que isso ocorre? Neste artigo, vamos mostrar em detalhes, ponto a ponto, de que forma essa redução de custos acontece. Fique ligado!
7 motivos para implementar o outsourcing de impressão no setor público
Confira agora situações comuns no dia a dia de trabalho para manutenção de equipamentos e impressão e, em cada tópico, veja por que o outsourcing de impressão gera economia para instituições do setor público!
1 – Comprar máquinas próprias não sai mais barato
É tentadora a ideia de ter um equipamento próprio e não se preocupar com aluguel de impressoras, não é mesmo? Mas as coisas não funcionam bem assim. Comprar um equipamento exige manutenções, cuidado com os insumos, troca de peças e sempre há um problema ou outro que aparece cotidianamente para ser resolvido.
Além disso, as tecnologias se aprimoram e, logo, logo, a máquina que você comprou ficará obsoleta. Resultado? Fez-se um investimento que, em pouco tempo, não vai gerar a economia esperada. Com o outsourcing de impressão no setor público, os equipamentos possuem tecnologia de ponta e a atualização tecnológica é feita sem necessidade de investimento inicial.
2 – Gerir os insumos requer tempo e dinheiro
Uma impressora profissional é diferente daquelas que temos em casa e elas precisam mais do que apenas apenas papel e tinta para funcionar. Mesmo que fosse só isso, seria necessário um cuidadoso gerenciamento de estoque para que ninguém ficasse na mão em um momento de necessidade.
Toners, cilindros, reveladores, fusão e belt são alguns insumos básicos para o funcionamento de uma impressora, além, claro, do papel. Cuidar para que tudo isso esteja disponível exige tempo, recursos e um profissional dedicado a esta tarefa. Com o outsourcing de impressão no setor público, essa responsabilidade fica com o fornecedor contratado.
3 – Fazer a manutenção é essencial
Você está no meio de uma impressão de uma série de documentos importantes e, de repente, a impressora dá algum problema. Tudo bem que pode haver outra impressora, mas isso vai atrapalhar o trabalho do outro setor também. Enquanto isso, os demais profissionais que trabalham na sua área vão ter que revezar os equipamentos até que aquele que deu problema seja consertado.
Isso causa atraso, lentidão nos trabalhos, estresse e, consequentemente, baixa produtividade. Às vezes, até acaba sendo necessário utilizar um equipamento que não é próprio para o que se está imprimindo, tornando a tarefa mais custosa. A manutenção preventiva evita esse tipo de situação, algo que o outsourcing de impressão no setor público garante como parte do serviço.
4 – Ter disponibilidade de equipamentos faz a diferença
Além da manutenção preventiva, ter uma manutenção corretiva ágil é essencial. Mesmo deixando os equipamentos calibrados para evitar imprevistos, inevitavelmente eles vão acontecer. Agora imagine não ter uma solução de outsourcing de impressão no setor público: é preciso sair procurando um técnico para consertar o equipamento naquele instante. A urgência, certamente, vai custar caro.
E se a ideia for pagar um profissional para tê-lo à disposição, será um custo recorrente tanto quanto contratar uma solução completa para gerenciamento das impressoras. Não fica difícil perceber o que é mais benéfico, não é mesmo? Com o outsourcing de impressão, a assistência é rápida e, sem demora, você já estará usando o equipamento novamente.
5 – Planejar a distribuição dos equipamentos traz economia
É preciso haver um critério para distribuição das impressoras, pois isso eleva a produtividade e traz mais comodidade. Porém, o que significa esse critério e como ele gera economia? Funciona assim: antes de instalar os equipamentos, é feita uma análise sobre as necessidades de impressão. Nela, verifica-se quem tem mais demanda, quem precisa de cópias coloridas e para quem só o preto e branco já é suficiente, entre outros apontamentos.
Por fim, as máquinas são posicionadas em lugares-chave, de modo a ficar prático para todos. Da mesma forma, os equipamentos corretos são instalados próximo dos setores que precisam de impressoras com aquelas características, atendendo perfeitamente às necessidades de cada um.
Assim, além da produtividade que já mencionamos, evita-se disponibilizar impressão colorida para quem não precisa dela, o que geraria um custo maior. Também se resolve o problema de instalar uma impressora que consome mais tinta em uma área com alta demanda de impressão ou um equipamento que imprime devagar em um setor que precisa de agilidade.
6 – Controlar as impressões reduz gastos
Se você quer entender em detalhes por que é preciso controlar as impressões em um departamento público (e em qualquer outro lugar também), basta conferir este texto que temos aqui no blog. Mas basta dizer que, para quem faz a gestão de custos, a impressão representa uma fatia significativa do caixa.
O fato é que é preciso ter controle tanto para uso profissional ― estabelecendo uma política de impressões que defina quando se pode efetivamente imprimir algo ―, quanto (e principalmente) para uso pessoal. Imprimir um boleto ou um texto para a faculdade pode parecer pouca coisa isoladamente, mas somando a toda demanda de impressão representa um gasto importante.
Em relação ao uso profissional, o ideal é estruturar, como dissemos, em uma política de impressões, que precisa ser clara, conhecida por todos e constantemente lembrada e revisada. Sobre o uso pessoal, é possível determinar um limite por pessoa ou proibir completamente. Depende muito do quanto isso pode pesar no orçamento final. Com o outsourcing de impressão no setor público é mais fácil fazer esse controle por meio da bilhetagem.
7 – Focar na atividade-fim aumenta a produtividade
Todos esses esforços proporcionados pelo outsourcing de impressão no setor público visam, sobretudo, o aumento da produtividade. Equipamentos adequados para cada área, manutenções em dia, distribuição correta dos equipamentos, atualização tecnológica, entre outros benefícios, são caminhos para garantir uma prestação de serviço mais qualificada ao cidadão.
Entretanto, além de tudo isso, o fato de não ser necessário que alguém do próprio departamento público fique dividindo suas atividades com a atenção às necessidades de impressão também é uma vantagem adicional. Desse modo, todos ficam concentrados no que precisam fazer, a equipe de TI segue as próprias demandas de sistema e infraestrutura tecnológica para trabalhar e todos atuam melhor.
Se conhecendo cada um desses pontos você ainda ficou com dúvida sobre os benefícios do outsourcing de impressão no setor público, fique à vontade para entrar em contato com a Almaq. Nós temos a solução que você precisa para garantir que a rotina de impressões seja uma tarefa mais produtiva e criteriosa no dia a dia!
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