Os custos com impressão em órgãos públicos representam uma fatia do orçamento que não pode ser negligenciada. Basta verificar que o gerenciamento dos recursos precisa ser feito de modo a permitir que as prioridades sejam respeitadas: quanto mais dinheiro sobrar para garantir o funcionamento da unidade e a qualidade do atendimento, melhor.
Dessa maneira, reconhecer que os custos com impressão em órgãos públicos representam uma parcela importante dos gastos mensais é o primeiro passo para tomar atitudes que auxiliem no melhor controle financeiro.
Mas o que exatamente entra nesse cálculo? Há, efetivamente, muitos elementos que compõem a conta dos custos com impressão? É o que vamos ver agora!
Quais são os custos com impressão em órgãos públicos
Os custos com materiais impressos variam de 1% a 3%, de acordo com um levantamento da IDC Brasil¹, líder em inteligência de mercado e consultoria nas indústrias de tecnologia da informação e telecomunicações. O ponto central, no entanto, é que esse é um valor que pode ser reduzido, basta que se conheça a origem dos gastos e se aplique uma política de impressões bem determinada.
Porém, esse trabalho exige que seja dado um passo de cada vez. Cobrar o cumprimento dessa política de impressões dentro do órgão público que você atua requer a compreensão, em detalhes, do quanto ele, de fato, consome do orçamento. É possível que ele esteja dentro da média do IDC, mas não é absurdo pensar que extrapole esse índice.
Para conhecer esse valor, você precisa pôr na ponta do lápis tudo o que faz parte dos custos com impressão em órgãos públicos: folha, tinta, peças, manutenção e até a logística para manter os equipamentos funcionando. Extrair essas informações não é difícil, contudo, exige dedicação.
A primeira etapa é verificar no manual do fabricante o rendimento de cada suprimento. Esse dado vai permitir que você conheça o quanto é possível trabalhar antes de fazer alguma substituição. Os suprimentos a serem analisados são:
- Toner preto
- Toner colorido (amarelo, ciano e magenta)
- Cilindro preto
- Cilindro colorido (os três)
- Revelador preto
- Revelador colorido (os três)
- Fusão
- Belt
O rendimento de cada suprimento observado pelo fabricante, no entanto, equivale a um uso médio, que pode ter alguma alteração no seu departamento. Por exemplo: pode ser que a taxa de cobertura de impressão do seu equipamento esteja em 5% para dar um determinado valor de rendimento. Entretanto, se os documentos que você imprime exigem uma taxa de cobertura de 50%, o rendimento será menor do que aquele apontado no manual.
Então, o primeiro passo para calcular os custos com impressão em órgãos públicos é adaptar o rendimento informado no manual para o uso feito em seu departamento. O passo seguinte é calcular o consumo desses materiais em um certo intervalo de tempo. Assim, fica mais fácil organizar o orçamento, porque ele também é determinado em intervalos de tempo preestabelecidos.
Para entender melhor, vamos a um exemplo. Imaginemos que um cartucho de toner preto renda, conforme o fabricante, 10 mil impressões com uma taxa de cobertura de 5%. Considerando que a sua taxa de cobertura é, na verdade, de 50%, precisamos dividir esta porcentagem pelo número de toners da impressora, que são 4:
50 / 4 = 12,5
Com essa informação em mãos, é hora de descobrirmos o rendimento real do toner a partir dessa nova taxa de cobertura. A fórmula é:
(percentual de cobertura proposto pelo fabricante / percentual de cobertura que você irá utilizar) x rendimento do toner com a cobertura proposta pelo fabricante
Portanto:
(5/12,5) x 10.000 = 4.000
Ou seja, com a sua real taxa de cobertura, será possível imprimir 4 mil páginas com um cartucho de toner preto. Mas falta saber o quanto isso custa para o seu departamento no período analisado. Neste caso, é preciso buscar outras informações, sendo a primeira delas o valor do cartucho.
Vamos supor o valor de um cartucho preto em R$ 30, apenas para fazermos o nosso cálculo de exemplo. Agora, precisamos estabelecer um período de análise, que vamos especificar em um mês. Imaginemos que sejam necessários dois toners pretos por mês. Então, haveria um custo de R$ 60 mensais.
Sabendo que um cartucho de tinta preta rende, em sua taxa de cobertura, 4 mil impressões, se são utilizados dois toners por mês, estamos imprimindo, neste exemplo, 8 mil folhas. Em seguida, para conhecermos o custo da tinta preta para o gasto total de impressões, aplicamos a fórmula:
Valor total dos cartuchos / quantidade de folhas impressas
Assim, temos:
60 / 8.000 = 0,0075
Parece pouco? Bom, a verdade é que você precisa pôr em perspectiva. Este é o valor apenas do gasto com toner preto. Você precisa fazer a mesma conta para todos os suprimentos que elencamos anteriormente e adicionar, ainda, os custos com a logística (para compra dos materiais), energia elétrica, manutenções, papel, depreciação e estoque. Depois, multiplicar isso pela quantidade de impressoras que o órgão público no qual você trabalha tem.
[cta id=’6921′]Como economizar com os custos de impressão
Para reduzir os custos com impressão em órgãos públicos algumas medidas podem ser tomadas. Após conhecer o quanto esse suprimento representa para o orçamento do seu departamento, todos os colaboradores devem ser estimulados a adotar rotinas que auxiliem no controle desses gastos.
O uso das folhas em frente e verso é algo prático e simples de se praticar. Evitar imprimir documentos pessoais ou estabelecer um limite para eles é uma decisão também importante. Além disso, utilizar a impressão em modo econômico e restringir impressões coloridas são medidas efetivas.
Usar toners originais indicados pelo fabricante é um requisito não apenas para economia, mas para qualidade da impressão. Fazer a manutenção dentro dos prazos determinados é, em acréscimo, um cuidado essencial.
Contudo, entre todas essas decisões, contratar um serviço de outsourcing de impressão é a melhor alternativa! Assim, todo esse controle fica a cargo de uma empresa especializada, isentando o seu órgão público de se preocupar com a administração de todas essas variáveis.
A Almaq oferece outsourcing para auxiliar na redução dos custos com impressão em órgãos públicos porque realiza a manutenção dos equipamentos, a troca (quando necessário), gerenciamento de impressão e muito mais! Entre em contato conosco e descubra tudo o que podemos garantir para facilitar o seu dia a dia.
¹IDC
