No último ano, aprendemos muito sobre novas tecnologias para uma gestão mais eficiente e segura. Então, pode parecer estranho falar sobre um serviço de impressão, uma vez que a maior parte dos documentos estão passando por uma digitalização.
Mas a verdade é que a impressão ainda é, e será, amplamente utilizada, seja quando falamos de documentos na administração pública ou de etiquetas para o setor de saúde, por exemplo. Sendo assim, trouxemos 5 perguntas respondidas para você entender melhor o que é o outsourcing de impressão e como ele pode ser crucial para uma rotina mais eficiente. Boa leitura!
Desmistificando o outsourcing de impressão
Antes de entrarmos nas perguntas, é muito importante ter em mente o que é o outsourcing de impressão. Mesmo que você acredite já entender sobre o assunto, existem muitos detalhes que, com certeza, você ainda não sabe.
Em primeiro lugar, essa solução é indicada para qualquer tipo de gestão, incluindo a gestão pública. Isso porque a necessidade de imprimir arquivos diversos, documentos, etiquetas e tantas outras opções fazem parte do dia a dia tanto do setor privado quanto público.
O outsourcing de impressão nada mais é do que o aluguel, locação ou comodato de impressoras ou outros equipamentos de impressão. Outsourcing é um termo inglês geralmente traduzido como “Terceirização de Processos”.
Falando assim, parece algo simplório, mas não é. Até porque falar em locação é apenas a ponta do iceberg. A terceirização, além de vários outros benefícios, viabiliza crescimentos sustentáveis, concedendo mais recursos tecnológicos e humanos, e contribuindo para aprimorar o controle de gastos.
Sendo assim, o outsourcing de impressão é a terceirização de toda uma estratégia, indo desde a manutenção de máquinas, atendimento personalizado, passando por políticas internas de impressão, gestão de consumíveis e até a destinação correta de resíduos gerados pelas impressões.
Consegue, então, perceber a importância desse serviço para a sua gestão? A seguir, mostraremos as 5 principais dúvidas sobre o tema. Acompanhe!
1) O outsourcing de impressão é seguro?
De imediato, a resposta é sim. Mas, para isso, é importante contar com um parceiro com tempo de mercado e experiência sólida e comprovada. Isso porque soluções seguras permitem a autenticação dos dados antes de qualquer ação. Apenas pessoas autorizadas conseguem acesso à sua plataforma.
Além disso, todos os dados podem ser criptografados, deixando o acesso ainda mais restrito e seguro, e ainda rastrear as atividades da sua equipe, sabendo qual material foi impresso, por quem e onde. Então, a segurança é um dos pontos principais dessa solução.
2) Consigo reduzir custos com um outsourcing de impressão?
Sim! Isso porque um bom parceiro de outsourcing te proporciona toda a infraestrutura para uma rotina mais rápida, com máquinas novas, uma equipe especializada, um sistema veloz e uma gestão de insumos eficiente.
Tudo isso em conjunto, proporciona processos mais ágeis, menos problemas técnicos e de estratégia. Sem contar que não existe investimento inicial para as impressoras, uma vez que a solução funciona através do aluguel dessas máquinas.
3) O que muda na qualidade de impressão com um serviço de outsourcing?
Quando as máquinas escolhidas para a sua gestão pública não são novas, demoram não somente para imprimir, como podem apresentar falhas com o tempo de uso. Embora seja uma situação comum, quando você possui um parceiro para o outsourcing de impressão, ele fica responsável pela manutenção.
Ficar sem as máquinas por minutos, horas ou até mesmo dias pode gerar um verdadeiro caos na sua rotina e da sua equipe. Muitas vezes, inclusive, quando a manutenção não é feita por especialistas, pode acontecer novos problemas em menos tempo. Dessa forma, é possível garantir mais qualidade nas suas impressões e no seu dia a dia de trabalho.
4) Com o home office, tem sentido investir em um outsourcing de impressão?
Com toda certeza! Mesmo que as versões digitais tenham ganhado espaço, o físico continua existindo. E seguindo em direção ao avanço tecnológico, o outsourcing de impressão possui a possibilidade de acesso remoto.
Qualquer pessoa que possui um aparelho celular, tablet ou computador com acesso à internet pode acessar o sistema e imprimir documentos, com a mesma segurança que mencionamos mais acima.
5) Para que setores serve o outsourcing de impressão?
Muitas vezes quando se fala em outsourcing de impressão, já vem logo na cabeça a gestão administrativa. Mas é muito importante deixar claro que essa solução pode e deve ser utilizada em outros contextos, como é o caso do setor de saúde.
Isso porque o outsourcing de impressão não se restringe apenas à impressão convencional. É possível contratar a solução para DMI (Documentos Médicos de Imagem) e etiquetas para pulseiras hospitalares, por exemplo.
Dessa forma, dentro de uma gestão pública é possível atender a administração de prefeituras, passando por escolas e universidades públicas até instituições de saúde, como clínicas e hospitais.
Como encontrar um parceiro que oferece um serviço completo
Depois de entender todos esses benefícios, a pergunta que fica: mas como encontrar o parceiro ideal que garanta segurança e processos ágeis?
A Almaq é uma das maiores empresas do mercado com foco em soluções tecnológicas para a gestão pública e faz parte do Grupo Tecnoset, com mais de 30 anos de mercado.
Se, depois de todas essas respostas, você acredita que o outsourcing de impressão faz sentido para você e para a sua equipe, entre em contato com um especialista e continue acompanhando os nossos conteúdos!
Leia também: Como as impressões no setor público podem agilizar o atendimento.
