O descarte de documentos após serem digitalizados ainda gera dúvidas. Essa questão ganha ainda mais peso quando falamos sobre o assunto na esfera pública.
Em um mundo digital, a espera por alguma legislação que garantisse que documentos digitalizados tivessem o mesmo valor jurídico do que os documentos físicos foi grande. O Decreto de nº 10.278/2020 era esperado há mais de 20 anos por muitas pessoas.
Neste artigo, iremos falar mais sobre a legislação vigente e os cuidados que devem ser tomados no descarte de documentos digitalizados. Confira abaixo e boa leitura!
Aguardado ansiosamente por muitas pessoas durante um bom tempo, eis que o Decreto Federal nº 10.278/2020, que regulamenta as técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados foi aprovado em março de 2020.
O objetivo é desburocratizar os processos de guarda de documentos e ainda reduzir custos, já que uma grande quantidade de arquivos físicos acabam onerando a gestão pública. A partir da sua aprovação, pessoas e instituições podem digitalizar documentos físicos dentro da lei, mediante o cumprimento de alguns requisitos.
O Decreto nº 10.278/2020 aplica-se para documentos públicos em geral e também para documentos privados.
E quais os requisitos?
Para que os documentos possuam, de fato, valor legal e sejam descartados, alguns requisitos precisam ser notados. Entre eles:
- O documento precisa ser assinado digitalmente e possuir certificação digital no padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), garantindo autenticidade da digitalização e integridade do documento.
- Padrões técnicos mínimos precisam ser seguidos e constam no Anexo I e II do Decreto nº 10.278/2020.
Vale ressaltar também que a responsabilidade legal é do possuidor do arquivo. Isso quer dizer que as empresas ou departamentos públicos são responsáveis pela digitalização, e qualquer problema no processo é responsabilidade deles.
Confira também como garantir a segurança dos documentos em instituições públicas!
Como descartar documentos públicos digitalizados com segurança?
Com base na legislação, separamos 5 cuidados essenciais para que o descarte de documentos públicos seja feito com cuidado e segurança. Confira!
Garanta a integridade do documento digitalizado
O que isso quer dizer? Tenha certeza que o documento é idêntico ao original e que ele possui o certificado ICP-Brasil que mencionamos anteriormente. Caso contrário, não terá validade, impossibilitando o descarte do seu arquivo físico.
Procedimentos de digitalização e armazenamento rastreáveis e auditáveis
O sistema utilizado para a digitalização e armazenamento dos documentos deve fornecer informações referentes aos procedimentos que foram executados. Isso quer dizer que para a legislação, é preciso ir além e garantir uma trilha de auditoria do documento.
Documentos não contemplados
Alguns documentos não estão contemplados no Decreto nº 10.278/2020, sendo eles:
- os originalmente digitais;
- de natureza bancária e referentes a operações e/ou transações;
- audiovisuais;
- de identificação de qualquer natureza, como CPF;
- considerados de porte obrigatório;
Vale dar ênfase também para qualquer documento de valor histórico, pois eles não podem ser descartados em hipótese alguma.
Listagem de descarte de documentos
Para fazer o descarte de maneira correta, é preciso criar uma listagem de descarte de documentos públicos, que deve ser aprovada pela instituição arquivística e, depois, publicada. Após o descarte, deve-se lavrar um termo de eliminação.
É importante seguir todos os passos de digitalização segundo o Decreto nº 10.278/2020, utilizando uma solução que contemple os requisitos legislativos e, somente após isso, seguir para as etapas acima descritas.
Destruição é a palavra de ordem
Todas as cópias dos documentos eliminados devem ser destruídas, incluindo as de segurança ou preservação. Uma vez que o documento segue para ser eliminado, o processo deve garantir que ele não será, de forma alguma, recuperado.
Isso garante segurança em relação a dados, evita problemas legais e ainda padroniza todo um processo que é muito sério e deve ser realizado da maneira correta.
Como ter uma solução para digitalizar documentos?
Falar em digitalização é também uma forma de garantir processos mais simples e ágeis, especialmente na esfera pública. Mas como contar com uma solução que auxilie nesse assunto?
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