Cada vez mais popular, a digitalização de documentos é uma realidade crescente dentro de empresas e órgãos públicos. A sua popularização, inclusive, pode ser confirmada com o aumento de legislações com foco no assunto.
Muitos são os motivos, desde o avanço tecnológico até ao cenário pandêmico que nos assolou no ano passado, evidenciando a necessidade de uma gestão mais centralizada, segura e digital.
Neste texto, listamos 3 cuidados básicos na hora de falar sobre digitalização de documentos, levando sempre em conta a segurança documental, ponto fundamental quando falamos em digitalizar documentos, especialmente no setor público.
Um salto legislativo
A desburocratização com segurança é sempre um dos pontos centrais nas novas legislações que tratam sobre avanços tecnológicos, como é o caso do Decreto Federal nº 10.278/2020, que regulamenta as técnicas e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados.
Para que os documentos possuam, de fato, valor legal, alguns requisitos precisam ser notados. Entre eles:
- O documento precisa ser assinado digitalmente e possuir certificação digital no padrão ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileiras), garantindo autenticidade da digitalização e integridade do documento.
- Padrões técnicos mínimos precisam ser seguidos e constam no Anexo I e II do Decreto nº 10.278/2020.
Sendo assim, não basta digitalizar simplesmente. Os softwares utilizados para auxiliar no processo de digitalização precisam ter camadas de segurança para garantir proteção contra alterações, destruição e até mesmo distribuição indevida.
E falando nisso…
Segurança é assunto sério
Deixar processos mais ágeis é o sonho de qualquer administração que se preze. Mas antes de pensar na eficiência que a tecnologia pode trazer, a segurança deve ser levada em consideração. Isso porque soluções que não olham para essa questão podem gerar sérios problemas.
Selecionamos, assim, 3 principais cuidados no assunto:
Segurança da informação
O acervo de documentos envolve uma série de informações importantes, incluindo dados e assinatura de terceiros.
Se antes o cuidado já era importante, com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), a preocupação com a segurança de dados se tornou ainda mais relevante. E claro que isso não se aplica somente a empresas, mas também à administração pública.
Uma gestão com um grande acervo físico dificulta não somente a pesquisa por informações, como também torna a segurança da informação mais difícil de ser aplicada. Isso porque as pessoas podem ter acesso a papeladas, sem contar casos de perdas por desastres, como enchentes ou incêndios.
Com soluções seguras e completas que contam com criptografia de ponta a ponta, o acesso aos documentos digitalizados são muito mais fáceis, com possibilidade até de acessos remotos. Assim, você e a sua equipe não precisam gastar horas do dia buscando informações em papéis físicos.
Leia sobre os 5 cuidados no descarte de documentos digitalizados no setor público!
Validade jurídica
Muitas pessoas possuem resistência em digitalizar documentos, sem saber se eles serão válidos juridicamente. Por isso é tão importante contar com uma ferramenta que garante a autenticidade de documentos, sendo esse um ponto extremamente relevante.
Para garantir a validade jurídica da versão digital, uma série de regras precisam ser aplicadas, somente assim o documento poderá ser descartado após a digitalização. Isso apenas não se aplica quando falamos de documentos de valor histórico, que não podem ser descartados.
Backup em nuvem
Em um primeiro momento, um pequeno espaço para arquivar documentos físicos é o suficiente, mas com o tempo, a quantidade só aumenta, necessitando cada vez mais de um espaço seguro para o armazenamento de milhares de papéis importantes.
Isto é, esse procedimento não é escalável. E quando falamos da gestão pública, que possui uma quantidade elevada de arquivos, menos ainda. Optando pela digitalização, é possível reduzir os custos, provenientes desse armazenamento, e aumentar a segurança documental.
A melhor opção é o armazenamento em nuvem, garantindo o acesso remoto e limitado aos documentos e sem a necessidade de um HD externo, que muitas vezes pode corromper ou sofrer algum problema físico.
Uma dica extra
Com tudo isso em mente, resolvemos trazer uma dica extra: conte com um parceiro especialista no assunto na hora da digitalização do seu acervo. Isso lhe garantirá tranquilidade e processos mais eficientes, já que poderá contar com um atendimento personalizado em caso de dúvidas.
A Almaq, empresa do Grupo Tecnoset — com mais de 30 anos de mercado, é expert quando o assunto é digitalização para o setor público. Oferecemos também outras opções, de acordo com a necessidade de cada cliente, desde assinatura eletrônica, assinatura digital, descarte de documentos físicos com total segurança e de acordo com a legislação vigente, backup em nuvem com capacidade de aumento do espaço de armazenamento dos documentos digitalizados, e muito mais.
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