A cada dia que passa, utilizar papel na rotina de trabalho se torna uma prática mais onerosa e arriscada. Claro que a utilização de documentos físicos é ainda necessária em muitos casos, mas pensar em uma gestão paperless se torna urgente, especialmente quando falamos no setor público.
Prefeituras tendem a ter uma rotina agitada, com muitas informações, por isso a digitalização de legado é tão importante. Mas, será que apenas possuir as tecnologias certas é o suficiente?
Criamos este artigo para mostrar as vantagens e as importâncias de ter um parceiro especializado em digitalização para atender a gestão de legado da sua prefeitura. Boa leitura!
Digitalização de legado no setor público
Ainda vista como burocrática e com processos ultrapassados, a esfera pública tem buscado se reinventar, especialmente após a pandemia da COVID-19. Um exemplo é a transformação digital que tem invadido o setor, para proporcionar mais comodidade, segurança e economia.
Aproveite para ler sobre a economia da digitalização no setor público!
A digitalização de legado é uma grande oportunidade para as prefeituras, pois evita um número excessivo de arquivos em papel, o que dificulta a busca por informações no dia a dia, deixando a rotina morosa e a comunicação entre funcionários muitas vezes ineficiente.
Vantagens
Mas, quais as vantagens da digitalização? Além da economia, que já mencionamos anteriormente, optar por essa solução ajuda também a:
Otimizar o tempo
Com documentos digitalizados, a sua prefeitura tem processos mais intuitivos e ágeis, evitando retrabalho ou tempo gasto desnecessariamente procurando documentos físicos.
Aumentar o espaço físico
Menos papel significa mais espaço. Pode esquecer paredes com prateleiras intermináveis para caixas e arquivos. Além de não ser um ambiente seguro, pois pode sofrer com ações imprevistas do tempo ou da natureza, como incêndios, o espaço de trabalho se torna mais organizado e até econômico.
Ter mais segurança de dados
Muitas pessoas ainda acreditam que as informações no papel são mais seguras. Mas, hoje em dia, com o avanço da tecnologia, é possível ter muito mais tranquilidade com os dados em uma plataforma em nuvem com criptografia de ponta a ponta. Com um sistema completo, é possível até mesmo conceder acesso a determinados documentos apenas a pessoas específicas.
Claro que esses são apenas alguns benefícios. A digitalização de documentos possui diversos outros, seja para a prefeitura como para o cidadão, que sempre busca um atendimento mais rápido e de qualidade.
Um parceiro especializado é a resposta
Mas é importante lembrar que a digitalização vai muito além de apenas passar arquivos para o digital, existindo procedimentos específicos para que os documentos digitalizados produzam os mesmos efeitos legais dos documentos originais. A exemplo do Decreto nº 10.278/2020, que estabelece as técnicas e requisitos para a digitalização de documentos.
Sendo assim, é fundamental contar com uma empresa que fique responsável pelo gerenciamento de legado, desta forma a sua prefeitura:
- Contará com um sistema para armazenamento de documentos na nuvem, garantindo segurança documental;
- Poderá acompanhar o descarte de documentos físicos de maneira transparente, seguindo todas as exigências legislativas;
- Terá todas as necessidades técnicas atendidas, contando com quem é especialista no assunto;
- Poderá solicitar a extração de dados de documentos, mesmo aqueles com características menos convencionais;
- E muito mais!
Em resumo, a digitalização é uma solução que precisa de muita atenção! Afinal, lidar com documentos exige muita expertise. A Almaq é uma empresa líder em digitalização para o setor público, fazendo parte do Grupo Tecnoset, com mais de 30 anos de mercado, e está pronta para ajudar a sua prefeitura em uma transformação digital eficiente e transparente.
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