A gestão de impressão é uma iniciativa importante para qualificar processos, reduzir custos, garantir segurança e agilizar rotinas no setor público. Mas a questão é: como identificar se o seu local de trabalho precisa desse cuidado? O primeiro passo para responder esta pergunta é entender o que esse gerenciamento é capaz de fazer no seu dia a dia.

Para fins de definição, a gestão de impressão é uma série de técnicas utilizadas para assegurar o controle de tudo o que é impresso em uma instituição, bem como para saber como e por quem essas impressões são feitas. Dessa maneira, é possível ter controle sobre essa atividade, respeitando o orçamento definido para ela.

Como a gestão de impressão auxilia na gestão de custos

A contratação de um serviço de outsourcing de impressão na gestão pública, por exemplo, pode reduzir, em média, 30% os custos com essa tarefa. Isso porque a terceirização facilita a gestão de impressão. É preciso considerar que a rotina de imprimir documentos não impacta apenas nos valores alocados com compra de folhas e toner. Há muito mais a ser considerado!

Aquisição de equipamentos, manutenção, integração com sistema de gestão, definição de políticas de impressão e armazenamento são alguns dos itens relacionados aos custos de impressão em órgãos públicos que, muitas vezes, não são lembrados. Nesse sentido, fazer a gestão de impressão significa considerar todas essas variáveis e trabalhar para que o comprometimento que elas causam no orçamento seja o menor possível.

Afinal, há outras prioridades em um órgão público que não a impressão de documentos. Essa atividade deve servir por uma questão burocrática e documental, não como uma rotina sem critérios e acompanhamento. Ficou complicado de entender? Fique tranquilo que nós vamos esclarecer este ponto em detalhes!

Benefícios da gestão de impressão para o setor público

Quando falamos em impressão com critérios e acompanhamento, queremos dizer que essa é uma atividade que exige regras. Se elas não forem estabelecidas, de folha em folha os custos aumentam demais. Individualmente, isso pode não representar um grande peso na percepção dos servidores públicos. Mas, somando, o comprometimento financeiro é relevante.

Assim, deixar de imprimir e-mails, documentos pessoais e rascunhos e seguir regras básicas, como evitar impressões coloridas, utilizar frente e verso e imprimir no modo de economia de tinta, são requisitos básicos para manter esse trabalho sustentável. Porém, esses cuidados vão além de critérios internos. É necessário haver, de fato, a gestão de impressão que estamos mencionando. E nós vamos explicar o porquê!

Mais economia e menos desperdício

O desperdício com impressões sem critério é uma questão de economia, mas também de sustentabilidade. A gestão de impressão contribui para a execução de uma política focada em conter o desperdício. A diferença de profissionalizar esse acompanhamento e simplesmente estabelecer um conjunto de regras está na capacidade e facilidade de monitoramento e definição de estratégias.

Vale lembrar que a gestão de impressão envolve a escolha do melhor equipamento a ser utilizado, o planejamento dos tipos de documentos que serão impressos, a definição de quem terá permissão para imprimir e de quais setores precisam de uma impressora.

Garantia de disponibilidade

A gestão de impressão assegura a regularidade na manutenção dos equipamentos e a disponibilidade para uso. Ou seja, ela evita que a impressão seja impedida por problemas técnicos, falta de toner ou de papel.

Sem gestão, a disponibilidade não é uma certeza nem mesmo para quem compra equipamentos novos. É preciso considerar que em algum momento eles vão precisar de uma assistência técnica por vários fatores: tempo de uso, qualidade do uso e até tecnologia da máquina. O trabalho de gestão ainda verifica o momento adequado para atualizar o equipamento utilizado.

Integração para melhoria de processos

Por meio da digitalização do fluxo de trabalho com auxílio de um sistema ERP, é possível controlar o fluxo de impressão para que ele aconteça apenas na etapa final de um trabalho. Durante revisões, alinhamentos ou condução de uma atividade, as etapas seguem sendo realizadas apenas pelo computador. É uma forma de implantar uma trava de impressões desnecessárias no próprio sistema.

Com essa iniciativa, é possível integrar os trabalhos com as ações de governança corporativa, emitir relatórios sobre rotinas de impressão e adequar as metas de acordo com os resultados percebidos, otimizando recursos, tarefas e funções no seu órgão público.

Outsourcing de impressão como solução

Como adiantamos no início deste artigo, o outsourcing de impressão na gestão pública é o melhor caminho para garantir a eficácia na gestão de impressão. Ele funciona como uma terceirização dessa atividade, dispensando a compra de equipamento e controlando os custos por impressão. Além disso, a empresa contratada se responsabiliza por manter tudo funcionando.

Assim, a gestão de impressão fica mais fácil e eficiente e o seu órgão público ganha tempo e recursos para se concentrar no trabalho que efetivamente deve desenvolver, melhorando a produtividade, organizando o orçamento e reduzindo a quantidade de preocupações, já que uma função rotineira e burocrática deixa de ser motivo para atenção diária.

Para entender ainda melhor como o outsourcing pode contribuir com a gestão de impressão em órgãos públicos, fique à vontade para falar com a Almaq! Nós temos a solução ideal para garantir que esse trabalho seja realizado com a máxima competência e cuidado. Entre em contato conosco e saiba mais!