A preocupação com a produtividade na gestão pública é uma constante para quem atua nesse setor, especialmente se levarmos em conta o aumento na demanda por operações e fluxos de tarefas cada vez mais otimizados. Nesse contexto, contar com equipamentos de informática obsoletos em órgãos públicos pode comprometer muito o trabalho diário. E vamos explicar por que neste artigo!
Por que modernizar os equipamentos de informática em órgãos públicos
Para começar, é preciso saber que modernizar os equipamentos de informática pode garantir excelentes benefícios desde que se compreenda a importância da infraestrutura de tecnologia para a gestão pública como um todo! E o primeiro passo é entender que esse debate vai muito além do quão eficientes as equipes podem se tornar com as ferramentas certas — os iminentes riscos à segurança das informações e os altos custos de manutenção também são questões bastante presentes na pauta de organizações que utilizam equipamentos de informática obsoletos.
Com a tecnologia cada vez mais presente nas nossas rotinas, é natural que a maioria das pessoas já tenha passado algum aperto com aparelhos que não funcionavam como deveriam, não é mesmo? O problema é que, no ambiente de trabalho, esse tipo de sufoco vai além, comprometendo inclusive a produtividade nas instituições públicas.
O risco de deixar equipamentos de informática obsoletos em órgãos públicos
A boa notícia é que todos esses riscos podem ser mitigados. É por isso que, a partir de agora, detalharemos essas questões e mostraremos como elas podem afetar sua instituição de forma negativa, mesmo quando esses reflexos não são sentidos de forma tão imediata. Além disso, você também vai conferir algumas dicas valiosas que vão ajudá-lo a encontrar as melhores soluções para a sua equipe! Vamos lá?
Segurança da informação
Nem todo mundo sabe, mas a segurança das informações de um órgão público está diretamente relacionada ao quão atualizados estão seus sistemas e equipamentos de informática. Quando as operações diárias são realizadas em máquinas antigas e obsoletas, elas ficam muito mais vulneráveis a invasões e ciberataques, podendo expor dados sensíveis e sigilosos.
Outro fator importante é que, quanto mais antiga for a configuração de seus computadores, mais dificuldade eles terão em lidar com os novos antivírus, recursos recentes de firewall e outros dispositivos de segurança e backup. Ou seja, mesmo que seus sistemas não sejam invadidos, ainda há o risco de perder todo o banco de dados acumulado por conta de falhas críticas e bugs de armazenamento.
Custos de manutenção
É verdade que investir na renovação de máquinas e tecnologias nem sempre é barato. Porém, vale lembrar que o custo da manutenção de equipamentos de informática ultrapassados é muito maior, especialmente se incluirmos nessa conta todo o tempo gasto na resolução de problemas — dependendo do equipamento, isso pode significar várias equipes paradas.
Imagine que, em um departamento público que trabalha com a emissão de documentos oficiais, a impressora pare de funcionar no meio do expediente. Além de precisar arcar com os custos do conserto, a tendência é que ela passe a exigir cuidados cada vez mais constantes para que o problema não se repita. É uma situação nada positiva, certo? Agora multiplique isso por vários setores, cada um com suas próprias impressoras e equipamentos obsoletos, e você terá uma ideia do tamanho desse prejuízo!
Produtividade ameaçada
Tenha em mente que os gastos com manutenção são apenas a ponta do iceberg. Isso porque, de certa forma, todas aquelas horas que suas equipes vão passar aguardando a finalização do reparo de um equipamento e, posteriormente, recuperando o fluxo de trabalho atrasado, também entram nessa conta como os custos de uma produtividade comprometida!
E não para por aí, pois além desses episódios de indisponibilidade, o simples uso de máquinas antigas já é capaz de impactar negativamente nos resultados. Lembre-se que, com o tempo, até mesmo a melhor das impressoras começa a consumir mais tinta, mais energia e, claro, a imprimir de forma mais lenta. Isso significa que perpetuar seus equipamentos, em algum momento, vai trazer prejuízos, mesmo que eles sejam silenciosos.
Outsourcing de impressão para gestão pública: um aliado poderoso
Ainda com a ajuda do exemplo das impressoras, dá para perceber como é fácil criar um efeito cascata que, no longo prazo, é capaz de prejudicar toda a sua operação, seja aumentando o consumo de tintas e peças de reposição, seja comprometendo a rotina de trabalho com as pausas para manutenção.
Mas fique tranquilo! Existe uma alternativa capaz de mitigar o uso de impressoras e equipamentos de informática obsoletos em órgãos públicos e, ao mesmo tempo, evitar gastos desnecessários, mantendo a eficiência da operação e garantindo recursos para outras ações: o outsourcing de impressão!
Com a terceirização desse serviço, seu órgão público conta com uma parceria especializada responsável pelo dimensionamento, implementação e aquisição de infraestrutura de impressão, facilitando e agilizando os fluxos operacionais e garantindo que suas equipes atuem sempre com seu máximo potencial produtivo.
Afinal, se equipamentos de informática obsoletos atrapalham toda a operação, é responsabilidade dos gestores buscar formas de reverter esse quadro — e a busca por fornecedores de qualidade pode ser o primeiro passo para resolver o problema.
É por saber disso que a Almaq oferece soluções práticas para que o trabalho seja cada vez melhor, sempre renovando seus equipamentos e mantendo o parque tecnológico da sua instituição pública atualizado! Entre em contato conosco e descubra como podemos ajudar você!
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