Hoje em dia, resolver as coisas de forma digital já virou o novo normal. Tanto é assim que muitas pessoas ficam surpresas quando alguma instituição exige entrega presencial de documentos ou laudos, por exemplo. É um movimento que traz para a pauta a inovação e os benefícios da tecnologia e, por incrível que pareça, mostra a crescente importância das tecnologias de impressão!
É verdade que, em tempos de popularização da internet, dos smartphones e dos aplicativos, é cada vez mais comum que os cidadãos contem com o suporte digital para resolverem suas vidas, inclusive em questões relacionadas ao serviço público. E com um cenário tão promissor, pode ser realmente desafiador entender por que a preocupação com impressão representa algum valor significativo do ponto de vista orçamentário para departamentos e órgãos públicos.
Entenda a importância das tecnologias de impressão no setor público
Vamos pensar em como funciona a rotina de trabalho de uma prefeitura: milhares de formalizações de processos, licenças ambientais e de construção, certidões e todos os tipos de documentos são emitidos diariamente. Isso significa dezenas de profissionais envolvidos na impressão, troca de toners e arquivamento da papelada.
Ora, se esse processo é tão truncado, por que não abolir o papel de uma vez por todas e usar apenas os documentos digitais? Afinal, a gestão de documentos digitais oferece muita praticidade quando o assunto é armazenamento e consulta de informações — especialmente na rotina de repartições públicas, que costumam lidar com um fluxo enorme de pessoas todos os dias.
Só que nem tudo é tão simples quanto parece. Isso porque muita gente ainda confunde digitalização com escaneamento, e é aqui que mora o perigo! Se o seu departamento possui, digamos, um contrato de serviço com um fornecedor, assinado por todas as partes, e cria uma cópia desse arquivo com um simples scanner de mesa, você tem um documento escaneado, não um documento digitalizado.
Isso significa que ele não tem a mesma validade jurídica que os seus respectivos originais. Nesse caso, a documentação só será válida se estiver assinada por todos os envolvidos, com um certificado digital homologado pela Infraestrutura de Chaves Públicas (ICP-Brasil). Em outras palavras: se uma das partes envolvidas não tiver um certificado digital, a versão física do documento é imprescindível.
Agora, pense no tamanho do desafio envolvido na organização de todos esses arquivos: impressão de arquivos duplicados, separação de documentos digitais e documentos físicos, validação de certificados e outras dezenas de atividades tomariam ainda mais tempo dos funcionários.
É por isso que, aqui, uma boa gestão de documentos é tão necessária para agilizar os procedimentos e garantir uma operação mista e eficiente sem deixar de lado a importância das tecnologias de impressão. Nesse contexto, um bom suporte tecnológico pode até mesmo agilizar o seu fluxo de trabalho, identificando automaticamente aqueles arquivos que precisam de impressão física e os que podem ficar apenas na versão digital.
Saiba como o outsourcing de impressão pode ajudar
É claro que, em um departamento público, criar um fluxo de gestão desse porte não é tarefa simples. A boa notícia é que, com a parceria de um bom fornecedor de outsourcing de impressão, fica muito mais fácil garantir um controle preciso da rotina de impressão, otimizando o fluxo de digitalização e gerando economia financeira e operacional!
Até porque, quando falamos na importância das tecnologias de impressão, esse parceiro pode atuar de forma estratégica, se responsabilizando por toda a parte gráfica, pela atualização de máquinas e impressoras e pelo controle de dados de impressão e uso de insumos. Tudo isso sem deixar a digitalização de documentos de lado, é claro! Afinal, um bom governo digital depende, basicamente, de planejamento e muita tecnologia!
E por falar em tecnologia, vale lembrar que outro grande benefício de adotar o outsourcing de impressão é que seu departamento público vai ter o suporte de equipamentos de ponta e softwares práticos que permitem uma visualização clara e objetiva do status operacional.
Nesse sentido, você pode contar com a Almaq! Nós oferecemos todas as soluções necessárias para que o seu departamento ou órgãos público mantenha a infraestrutura de impressoras atualizada e seu fluxo de digitalização funcional e bem estabelecido, sempre com a máxima competência e cuidado. Fale conosco e descubra como podemos ajudar você a estruturar uma gestão de impressão eficaz na sua rotina, com todos os benefícios que ela é capaz de trazer!
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