A digitalização tem sido pauta de diversas conversas na internet nos últimos anos. A legislação, por exemplo, tem se atualizado para atender questões específicas à digitalização de documentos. O Decreto nº 10.278/2020 é um desses exemplos.
Essa solução é fundamental para a tomada de decisões mais ágeis, processos otimizados, além de garantir mais segurança documental. Sabendo de todos os benefícios, separamos 5 coisas que, provavelmente, não te contaram sobre ela. Vem conferir!
O que você precisa saber sobre digitalização
Abaixo, confira 5 informações muito importantes sobre a digitalização!
1- Você pode promover transformação digital através da digitalização sem investir em novos equipamentos
Se você acredita que a sua gestão precisa investir em equipamentos para iniciar o processo de digitalização, saiba que isso não é necessário! Com um outsourcing de equipamentos, é possível obter máquinas novas e de última geração sem precisar pagar por elas. Isso porque ao invés de comprar, você estará pagando mensalmente pelo aluguel delas. E o melhor de tudo: com um parceiro comprometido, você tem suporte e assistência técnica personalizados!
2- Digitalização não é apenas sobre o processo de digitalizar um documento físico
Parece que sempre que falamos em digitalizar, o processo se resume em fazer a digitalização de um documento físico e pronto. Mas essa solução é muito mais complexa. Para o documento ter validade jurídica, alguns requisitos precisam ser seguidos, senão a digitalização não passou de uma simples cópia. Além disso, após todo o processo, o que fazer com os documentos físicos originais? Você pode descartá-los? Como descartá-los?
Você pode ler mais sobre o assunto aqui!
3- A digitalização é um passo importante para a transformação digital de prefeituras
Digitalizar documentos auxilia para que os processos sejam mais ágeis, pois ao invés de buscar por documentos físicos, o que tende a levar muito tempo, basta alguns cliques para achar o documento no formato digital. Isso contribui fortemente para a aceleração da transformação digital, entregando rotinas melhores e mais seguras não somente para os funcionários, mas para a população.
4- A digitalização entrega mais segurança documental para a sua gestão
Muitas pessoas ainda sentem insegurança em digitalizar o legado por medo da segurança. Porém, documentos físicos estão muito mais susceptíveis a danos, como enchentes, incêndios ou até mesmo perdas, em comparação com os digitais.
Os documentos digitalizados podem contar com o armazenamento em nuvem, sem depender de um servidor físico, podendo ser acessado de qualquer lugar a qualquer hora. E o mais importante: o acesso pode ser concedido apenas a pessoas autorizadas! Seguindo todas as legislações vigentes e com um sistema criptografado, não existe motivo para medo.
5- Digitalizar é uma oportunidade de redução de custos
À primeira vista, parece que muito dinheiro será investido para a transformação digital, mas essa solução reduz custos a curto e médio prazo. A sua equipe se tornará mais ágil, desempenhando as mesmas tarefas em menos tempo, além disso, você poderá desocupar os locais que utiliza para o armazenamento de documentos físicos. Sem esquecer de que com o seu legado mais seguro, menos problemas tendem a acontecer.
Se você ainda não possui um parceiro para a digitalização, lembre que terceirizar é uma excelente opção em casos de grande volume de documentos, evitando desprender tempo do seu time para essa tarefa.
Quer saber mais sobre o assunto? Fale com a gente! Somos especialistas em transformação digital para o setor público e parte do Grupo Tecnoset, com mais de 30 anos de mercado. Oferecemos uma solução modular, isso quer dizer que você tem a possibilidade de personalizar de acordo com a sua necessidade. Tudo em conformidade com a LGPD, para garantir uma gestão mais ágil e também mais segura!
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