Falar sobre redução de custos é importante em qualquer frente, principalmente quando tratamos de departamentos governamentais. Afinal, quanto mais dinheiro sobrar para garantir o funcionamento das unidades e a qualidade do atendimento, melhor. E você sabia que adotar ações visando a economia de papel em órgãos públicos pode contribuir muito nesse sentido?
Para se ter ideia, a implantação de uma política de impressão focada em conter o desperdício pode levar à redução de até 30% em gastos com papel! É um número e tanto, não é verdade? E fique atento, pois além dessa política de impressão, nós vamos citar neste artigo outras ações capazes de contribuir para a economia de papel em órgãos públicos.
São estratégias que envolvem a escolha do melhor equipamento a ser utilizado, o planejamento dos tipos de documentos que serão impressos, a definição de quem terá permissão para imprimir e de quais setores precisam de uma impressora. Acompanhe!
Como gerar economia de papel em órgãos públicos
A economia de papel é uma prática simples de ser aplicada, mas muitas instituições têm dificuldades em conseguir poupar recursos e verbas destinadas aos materiais de escritório. Por isso, vamos citar como você pode ter um maior controle no desperdício e reciclagem de papel e também em relação aos custos das impressões. Veja:
1 – Configure as impressoras para economizar
Há diversas configurações possíveis de serem feitas em uma impressora. Por isso, verifique as opções que melhor atendam seu departamento e coloque-as em prática. Impressões frente e verso, para racionar o uso de folhas, bem como opções rascunho e monocromáticas, para economizar tinta, são alguns exemplos.
2 – Faça um repositório digital de arquivos
As impressoras multifuncionais permitem a digitalização de documentos. A partir dessa ação, é possível armazenar arquivos em pastas nos computadores, servidores e serviços em nuvem, dinamizando procedimentos de compartilhamento de informações e acesso remoto. Essa medida proporciona a economia de papel em órgãos públicos e, consequentemente, redução do espaço para arquivo físico nos departamentos.
3 – Utilize um software de bilhetagem de impressão
Outra possibilidade para a contenção de impressões é a aplicação de um software de bilhetagem, capaz de monitorar as impressões e, assim, gerenciar os custos com essa atividade. Inclusive, já falamos sobre essa ferramenta aqui no blog, vale a pena conferir!
4 – Crie novas utilidades para papéis que seriam descartados
Uma ideia bem simples e aplicável em todas as instituições é a reutilização dos papéis para blocos de rascunho. Assim, além de economizar, seu departamento ou órgão público contribui com a redução do impacto ambiental, uma vez que deixa de descartar uma grande quantidade de papel.
5 – Desenvolva um projeto de economia de papel em órgãos públicos
Muitos órgãos públicos têm custos elevados com papel porque diversos profissionais não têm controle sobre a quantidade de coisas que imprimem. Por não entenderem o quanto o volume de impressões impacta no orçamento, chegam a imprimir documentos e fotos pessoais acreditando ser algo desimportante e com custo baixo.
Por isso, é importante criar um projeto com metas, como competições amigáveis entre os departamentos para estimular os funcionários a consumir menos papel, que resultem em recompensas. Assim, os profissionais podem acompanhar os resultados alcançados e planejar melhorias para alcançar os objetivos.
Por que o outsourcing de impressão pode ajudar
Para ter acesso a todos os controles que acabamos de mencionar e ainda ganhar produtividade nas rotinas diárias, o melhor é contratar um serviço de outsourcing de impressão. Com ele, é possível garantir com mais facilidade e eficiência tudo o que o seu departamento público precisa para trabalhar com qualidade.
O outsourcing de impressão é uma solução completa para locação de equipamentos relacionados a essa atividade. Diferentemente da terceirização, seu objetivo é garantir uma atuação com valor mais agregado, contribuindo para a garantia de equipamentos, insumos, manutenção e auxílio à gestão da infraestrutura gráfica do seu órgão público.
Para entender ainda melhor como esse serviço pode contribuir com a economia de papel em órgãos públicos, fique à vontade para falar com a Almaq! Nós temos a solução ideal para garantir que esse trabalho seja realizado com a máxima competência e cuidado.
Esperamos que este artigo tenha sido esclarecedor e auxilie no desafio de garantir a otimização dos recursos em seu departamento. Caso tenha restado alguma dúvida ou queira o nosso apoio para resolver essa questão, fique à vontade para entrar em contato conosco. Estamos à sua disposição!
[cta id=’6921′]
