O gerenciamento de impressão em órgãos públicos é um assunto sério e necessário. Inclusive por esse motivo já falamos aqui no blog sobre esse tipo de cuidado e a importância de implementá-lo no seu local de trabalho. Porém, a dúvida que fica é: como fazer isso? Sabemos que é necessário definir uma política de impressão e fazer o acompanhamento constante, mas qual é o passo a passo?
É neste ponto que queremos auxiliar você neste artigo. Até porque há etapas que precisam ser respeitadas para que o gerenciamento de impressão em órgãos públicos aconteça de modo correto, organizado e eficaz. Além de tudo, sabendo da necessidade de respeito à verba pública e também da otimização dos custos, esse aspecto da gestão tem de ser observado com bastante critério!
Como fazer o gerenciamento de impressão em órgãos públicos
O conjunto de técnicas e práticas que envolvem o gerenciamento de impressão em órgãos públicos tem o objetivo de permitir o controle sobre tudo o que é impresso, o quanto se gasta com isso e quem é responsável por esse custo. Além disso, esse tipo de gestão engloba as estratégias de organização dos equipamentos para assegurar a produtividade.
Confira, então, um passo a passo para fazer um excelente gerenciamento de impressão em órgãos públicos e conquistar todos os benefícios dessa prática!
1 – Faça um mapeamento das necessidades
O primeiro passo para garantir economia e produtividade é identificar em quais locais do seu departamento são necessários equipamentos. A distribuição deles precisa respeitar uma ordem de necessidade, considerando o volume de impressões por setor e as características dessa atividade em cada área.
Quer dizer, se existir algum departamento que precise frequentemente de cópias coloridas em alta definição, é preciso escolher o melhor equipamento para atender a essa necessidade. Inclusive, é preciso que ele tenha as características ideais para atender a demanda e, ao mesmo tempo, assegurar a economia. Já um setor que dependa menos de impressões a cores pode contar com uma impressora adaptada a essas condições.
2 – Defina as políticas de impressão
As políticas de impressão nada mais são do que regras que visam garantir o melhor uso dos recursos. Trata-se de uma etapa fundamental no processo de gerenciamento de impressão em órgãos públicos. Por mais que muitas limitações possam ser programadas no próprio sistema, é relevante que a equipe saiba quais são os limites e as boas práticas a serem respeitadas.
Assim, questões básicas como a impressão em modo econômico sempre que possível, a preferência por cópias em preto e branco e o uso de frente e verso da folha são aspectos primários. Além destes, hábitos específicos, como o limite de impressões para fins pessoais, exceções para cópias coloridas e outras situações particulares têm de ser definidas.
3 – Implemente servidores de impressão
Os servidores são importantes para o gerenciamento centralizado das características de impressão. Eles permitem que, a partir de um único local, se façam as configurações dos padrões a serem respeitados para os trabalhos que partem dos computadores ligados à rede. Quer dizer, não se pode imprimir em desacordo com o que foi estabelecido. Esses servidores também organizam a fila de impressão, evitando gargalos.
4 – Adote um software de bilhetagem
Este é um aspecto fundamental no gerenciamento de impressão em órgãos públicos. É por meio de um software de bilhetagem que se pode acompanhar e controlar o cumprimento das políticas adotadas. Com ele, é possível saber quem, quando, onde e quais documentos foram impressos.
Um software de bilhetagem ainda permite o controle de cotas de impressão, a quantidade de páginas permitidas para cada área, o valor máximo a ser gasto e o padrão de cores a ser respeitado. Para fins de organização, ele facilita a separação por grupos de usuário e o cumprimento do rateio de custos entre os setores do órgão público.
5 – Defina estratégias de segurança
O gerenciamento de impressão em órgãos públicos também deve considerar os padrões de segurança. É comum que, por exemplo, alguém peça para imprimir determinado documento e tenha de andar alguma distância até a impressora. Nesse meio tempo, outra pessoa pode ter acesso a informações confidenciais indevidamente.
No serviço público, dados privados são extremamente sensíveis e, muitas vezes ― caso se tornem de conhecimento público ou sejam de alguma forma vazados ―, podem causar um grave problema com consequências jurídicas. Uma correta gestão de impressão, nesse sentido, envolve a implementação de uma confirmação física antes que o documento fique disponível.
Quer dizer, o profissional dá o comando, mas a impressão só inicia após a confirmação presencial dele diretamente no equipamento. Assim, evita-se que papéis sejam extraviados ou dados sejam lidos por pessoas desautorizadas, garantindo segurança e privacidade.
[cta id=’6921′]Outsourcing de impressão na gestão pública
Uma forma de fazer o gerenciamento de impressão em órgãos públicos de modo qualificado é contratar um serviço de outsourcing de impressão. Por meio dele, todas as etapas que listamos aqui são cumpridas e os custos com impressão na gestão pública são otimizados, já que várias responsabilidades necessárias para manter os equipamentos ficam a cargo de uma empresa terceirizada.
E nesse sentido, você pode contar com a gente! A Almaq tem as melhores soluções para garantir que a gestão de impressão no seu departamento ou órgão público aconteça da melhor maneira possível, respeitando todas as necessidades da sua rotina e as demandas por otimização orçamentária e eficiência operacional. Entre em contato com a gente e saiba como podemos contribuir para melhorar o seu dia a dia!
