Quando pensamos nas principais soluções tecnológicas desenvolvidas nos últimos anos, é fácil perceber que boa parte delas saiu do papel para resolver problemas relativamente simples, proporcionando redução custos e aumento de eficiência nas mais diversas aplicações. O outsourcing de impressão na gestão pública não é exceção — e a contribuição desse serviço para a transformação digital nesse setor é o melhor exemplo disso!
Afinal, contratar um outsourcing de impressão vai muito além de alugar equipamentos e suprimentos. Com a terceirização dessa atividade, instituições e departamentos públicos passam a contar com o suporte um serviço capaz de fazer todo o gerenciamento das operações e dispositivos de impressão, visualizando, administrando e diminuindo custos de forma inteligente.
Isso sem contar todo o aspecto operacional dessa parceria, já que o outsourcing de impressão também se encarrega de fornecer máquinas, realizar manutenções preventivas e corretivas, disponibilizar suporte técnico completo e, claro, fornecer toda a tecnologia de gerenciamento e controle necessária para viabilizar um aumento expressivo na produtividade das equipes!
4 benefícios do outsourcing de impressão na gestão pública que garantem produtividade
É isso mesmo: para muito além da redução de custos, um bom outsourcing de impressão também é capaz de aprimorar a eficiência dos funcionários. Especialmente se considerarmos todos os benefícios que vêm na esteira desse serviço, como a digitalização de documentos e as ferramentas de gestão operacional. Pensando nisso, destacamos algumas dessas vantagens no artigo de hoje. Confira:
1 – Comunicação mais eficiente
Geralmente, as instituições públicas contam com uma central de operações que centraliza os trabalhos gráficos, como impressões e digitalizações. O problema é que, na hora de atender aos diversos setores e equipes, definir as prioridades pode ser um problema capaz de criar gargalos no fluxo de trabalho, impactando negativamente na produtividade dos servidores.
A boa notícia é que, com um outsourcing de impressão, as equipes passam a operacionalizar essas atividades de forma mais automatizada, tudo com o suporte de softwares de gestão de tarefas que podem priorizar os processos mais importantes e cadenciar a execução das atividades de acordo com padrões predefinidos, notificando os usuários quando suas solicitações forem concluídas e, assim, melhorando a comunicação tanto no próprio setor quanto entre as diferentes áreas.
2 – Clareza nos indicadores e objetivos
Outro benefício importante de contar com um bom outsourcing de impressão é que a transformação digital viabilizada por esse tipo de solução também permite um acompanhamento preciso de todas as informações e processos realizados na sua instituição. Assim, com as informações coletadas e armazenadas pelos softwares do seu fornecedor, as equipes de gestão conquistam mais clareza de dados e índices na hora de estabelecer as principais metas individuais e coletivas.
Além disso, todo esse controle ajuda na criação de metas realistas e no acompanhamento de indicadores realmente importantes! Dessa forma, as prioridades das equipes ficam sempre claras, possibilitando, inclusive, que digam “não” a alguma solicitação capaz de tirá-las do foco. Como consequência, a produtividade melhora!
3 – Qualificação profissional
A dificuldade em lidar com impressoras no ambiente de trabalho é uma situação bem clássica: o equipamento para de funcionar e ninguém sabe diagnosticar o problema. Então, a assistência técnica precisa ser acionada e, enquanto o problema não é resolvido, a pilha de trabalho vai se acumulando. Logicamente, a cobertura de um bom outsourcing de impressão garante equipamentos em boa qualidade e assistência especializada, só que as vantagens vão além disso.
Um fornecedor comprometido vai oferecer treinamento e capacitação para as suas equipes, explicando com cuidado e critério as formas mais eficientes de operar os equipamentos, softwares e tecnologias à disposição, garantindo não só mais autonomia individual, mas também diminuindo consideravelmente o índice de abertura de chamados e pedidos de assistência corriqueiros.
4 – Metodologias e ferramentas atualizadas
É claro que não podemos deixar de mencionar a injeção de eficiência que todas as metodologias e ferramentas digitais atualizadas trazem para a rotina de órgãos públicos. Afinal, o seu fornecedor vai ser responsável por manter seu parque gráfico sempre atualizado com as melhores e mais ágeis tecnologias do mercado.
E isso não significa apenas ganho de tempo, pois manter os padrões sempre atualizados também garante que seu fluxo de impressão vai evitar desperdícios de tinta e papel, reduzir índices de retrabalho e apontar possíveis pontos de melhoria ao longo da cadeia operacional. Sem contar que suas ferramentas vão estar prontas para alterações e ajustes em caso de novos processos ou mudanças no modelo de operação da instituição.
Almaq: uma aliada poderosa da produtividade na gestão pública
Depois de analisar os benefícios que um outsourcing de impressão pode garantir ao seu órgão ou departamento público, não é difícil perceber que todos eles funcionam com uma corrente, em que cada elo desempenha um papel fundamental para a redução de custos, a otimização das atividades e o aumento da produtividade, não é mesmo? Tudo isso, claro, mantendo um altíssimo padrão de qualidade de impressão!
Aqui na Almaq, você tem a segurança de contar com um verdadeiro parceiro de outsourcing de impressão na gestão pública, comprometido em oferecer sempre as melhores soluções de acordo com a sua realidade! Entre em contato com a gente, conheça nosso portfólio e descubra como podemos ajudar você a potencializar ainda mais a produtividade das suas equipes!
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