Apesar do mundo estar se adaptando cada vez para as soluções digitais, as impressões ainda têm o seu lugar necessário no cotidiano de qualquer negócio. O problema surge pelo alto custo que ela costuma ter, já que a maior parte das empresas não conhece maneiras de economizar na hora de imprimir.
Isso acontece porque, embora a impressão seja de grande utilidade, tanto no cotidiano quanto em eventos e reuniões, é necessário investir em equipamentos, insumos como papel, cartuchos e toners, assim como manter uma manutenção frequente.
Além disso, existe a necessidade de acompanhamento do desperdício, que é um processo complexo e que impacta diretamente e consideravelmente no orçamento do empreendimento.
Assim, para evitar surpresas desagradáveis ao fim de cada mês, selecionamos 5 formas para sua empresa economizar na hora de imprimir, confira a seguir:
1. Controle a quantidade de impressões
Imprimir toda e qualquer atividade realizada no computador gera um alto volume de papel, gasto de tinta e perda de dinheiro. Por isso, a melhor maneira de evitar gastos excessivos é gerenciar as cópias realizadas pela empresa.
Dessa forma é possível deixar de usar a impressora e enviar o conteúdo por e-mail ou através de outra plataforma digital, como pode ser feito com boletos, contracheques e arquivos pessoais, por exemplo.
Além disso, hoje em dia é possível contar com sistemas que controlam e acompanham a quantidade de impressões, gerenciando a máquina e o usuário através de senha, assim como toda a equipe do setor e da própria organização.
Um fator importante para a gestão é que oprograma fornece um relatório que permite analisar os dados e, a partir deles, é possível propor a conscientização dos funcionários e mudanças nas estratégias de redução de material impresso.
2. Escolha a impressão no modo rascunho
Nem todas as impressões precisam parecer como se tivesse saído de uma gráfica, certo? Muitas vezes é só uma prévia de um relatório ou de um material que será revisado e enviado para o cliente e que não precisa da qualidade máxima de impressão.
Por isso, especialmente em se tratando de documentos que não são definitivos, utilize sempre a impressão no modo rascunho ou econômico. Assim, além de poupar a tinta, você também ganha em tempo, já que essas opções realizam impressões mais rápidas.
Para conseguir mudar a cultura da empresa, é possível propor projetos de conscientização, principalmente atrelados às funcionalidades que já citamos no item 1.
3. Faça impressões em frente e verso
A escolha da função frente e verso é uma ótima opção para quem quer evitar o desperdício de insumos. Afinal, essa medida pode diminuir em até 30% a utilização de papéis em uma empresa.
Essa funcionalidade está disponível em todos os programas de edição, como o Word, PDF ou Excel.
Do mesmo modo que acontece com os tópicos anteriores, é importante realizar projetos de conscientização dos colaboradores para que a prática seja efetiva no cotidiano da empresa.
4. Substitua equipamentos antigos por versões mais modernas
Uma informação que muitos gestores desconhecem é que equipamentos muito antigos representam uma despesa elevada no orçamento.
Isso porque eles falham com mais frequência, usam mais tinta que o normal, estragam folhas no meio da impressão e exigem manutenção com muito mais frequência.
Por isso, a substituição dessas impressoras por outras, com tecnologia avançada, evita o desperdício, visto que elas possuem softwares que facilitam e contribuem para o maior controle das impressões.
5. Invista no outsourcing de impressão
Uma gestão eficiente sempre opta pelo outsourcing de impressão. Além da economia, essa solução evita muitas dores de cabeça, trazendo mais foco para o negócio.
O outsourcing de impressão consiste na terceirização do serviço, uma estratégia que tem crescido no Brasil e no mundo. Entre seus inúmeros benefícios, podemos destacar a redução de custo, diminuição do estoque e substituição dos processos físicos por digitais e automatizados.
Por meio do outsourcing, a fornecedora realiza um planejamento com os tipos e quantidades de equipamentos para as atividades que serão desenvolvidas. Ou seja, é uma solução direcionada e personalizada para todos os tipos de negócios.
A Almaq, empresa especializada em serviços de outsourcing de impressoras para o setor público, oferece alto nível de excelência em todas as etapas dos projetos com soluções completas e totalmente customizadas.
Dessa forma, a nossa equipe ajuda a sua nos seguintes aspectos:
- Mensura e controla o que é impresso, digitalizado ou copiado;
- Faz o monitoramento e substituição proativa dos insumos;
- Atua na parte de manutenção de impressoras locadas, assistência técnica e substituição de equipamentos.
Todos esses aspectos permitem que o time interno se dedique mais às suas funções, sem ocupar tempo com esforços que não fazem parte do core business.
Entre em contato com a Almaq e veja como trazer a transformação digital para realidade da sua empresa!
