Hoje, ainda nos deparamos com uma situação em que o uso de materiais impressos na educação é bastante comum e elevado. Por isso, quando discutimos a qualidade do que é entregue aos alunos, os custos envolvidos e o volume de trabalho, vemos a necessidade de falar sobre a implantação do outsourcing de impressão em instituições de ensino públicas.
Mas por que dizemos isso? Porque quando uma atividade é feita por um especialista, é praticamente garantido que sua qualidade será superior, seu custo estará adequado e tudo será feito dentro do tempo correto. Quando a gestão pública decide por fazer a terceirização da impressão, ela sabe que terá máquinas com tecnologia de ponta, manutenção em dia e, o que é melhor, custo fixo planejado e programado.
Com o outsourcing de impressão em instituições de ensino públicas, é possível reduzir custos, aumentar a produtividade da equipe, melhorar a qualidade da educação e mais! Siga com a gente e entenda melhor os benefícios desse serviço.
Por que investir no outsourcing de impressão?
A educação pública enfrenta alguns problemas que podem afetar a produtividade de funcionários e professores, então, incluir na lista deles mais um tópico para se preocuparem não seria correto. Em um ambiente educacional, onde o trabalho deve ser focado na transmissão do conhecimento e na formação de cidadãos, papéis presos na impressora ou máquinas sem tinta ou toner precisam ser responsabilidade de especialistas no assunto.
Vamos pegar como exemplo uma escola de ensino fundamental que está na última semana de provas do ano e precisa imprimir centenas de páginas de avaliações. Assim que começa o trabalho, a impressora para. Sem um técnico disponível, funcionários e professores que não estão em sala se juntam para tentar resolver o problema. Eles conseguem, porém, deixam várias atividades para trás.
Pode até ser um exemplo extremo, mas ele representa de forma bastante clara as muitas horas que a educação perdeu. Se o parque gráfico da escola, ou até mesmo de toda a Secretaria de Educação do município, estivesse na mão de especialistas, os professores teriam suas provas sem atrasos e poderiam dedicar todo seu tempo à formação dos alunos. A produtividade entraria em outro patamar.
O mesmo acontece com os custos. Ao contratar um outsourcing de impressão, a gestão escolar passaria a ter apenas uma rubrica no orçamento para um pacote que incluiria equipamento, papel, tinta, manutenção, reposição de suprimentos e até descarte de resíduos. É a eficiência que toda a administração deseja, não é verdade?
Com a terceirização de impressão, a instituição de ensino teria sempre equipamentos de ponta, que evitam o desperdício de papel e ajudam na economia de tinta ou toner. A reposição de impressoras por conta própria tem um alto custo e, como a tecnologia muda muito, as máquinas ficam obsoletas rápido, não sendo vantajoso financeiramente acompanhar as inovações de forma individual.
Além de fornecer máquinas de última geração e garantir sua troca quando uma nova tecnologia surgir, o fornecedor do outsourcing é responsável por controlar e repor papel e tinta, fazer a manutenção, entre outros detalhes. Ninguém precisa mais se preocupar com uma função que não é sua, podendo melhorar o próprio desempenho e o da instituição como um todo.
Sem esquecer, claro, que um bom fornecedor também oferece a tecnologia necessária para uma gestão eficiente das impressões. Uma delas é a bilhetagem de impressão, que é a contagem das atividades realizadas em cada impressora por meio de um software que permite identificar quem, quando, onde e qual documento está sendo impresso. Assim, é possível acabar com qualquer desperdício, porque fica claro como os gastos estão ocorrendo.
Outsourcing de impressão em instituições de ensino para agregar valor
Outro ponto importante na hora de avaliar o outsourcing de impressão em instituições de ensino públicas é pensar em quem irá usar os materiais impressos, pois a qualidade deles pode refletir no valor que é dado ao trabalho desenvolvido ali. Entregar um material com falhas, letras apagadas, borrões de tinta ou até uma encadernação mal feita pode significar falta de atenção com o aluno.
E a educação pública já tem outros problemas para lidar, não precisa ser exposta a mais este. Se uma escola ou faculdade pode oferecer algo de qualidade, feito com excelência, por que não fazer isso? Nesse caso, todos os detalhes importam, inclusive a qualidade da impressão que você entrega aos estudantes, que passa pelos equipamentos e suprimentos usados.
Para realmente agregar valor à instituição de ensino, o melhor é contar com especialistas que vão saber analisar e indicar quais são as máquinas mais adequadas, assim como a tinta e o papel mais eficazes para a impressão dos documentos e materiais usados no dia a dia. Dessa forma, você pode oferecer o melhor sem desperdiçar com erros e falhas, o que é primordial para uma boa gestão pública.
Os benefícios do outsourcing de impressão em instituições de ensino públicas
Pelo que vimos até aqui, já deu para perceber que o outsourcing de impressão em instituições de ensino públicas é uma ótima alternativa para reduzir custos, melhorar a produtividade e até agregar valor às escolas e faculdades, certo? E quando bem implementado, esse tipo de serviço pode trazer ainda mais benefícios. Confira:
1 – Economia de recursos financeiros
Quando as instituições de ensino passam a fazer a locação dos equipamentos, isso não só elimina o custo de aquisição, mas também da manutenção e da reposição de suprimentos. O investimento se resume apenas à impressão das páginas, que normalmente é a forma como é contabilizado o pagamento para o fornecedor do outsourcing.
2 – Garantia de equipamentos com tecnologia de ponta
Como a atualização do maquinário é de responsabilidade do fornecedor, a maioria deles se compromete a trabalhar com os melhores equipamentos do mercado, estando sempre em dia com as inovações tecnológicas. Isso garante que todas as necessidades da escola serão atendidas.
3 – Qualidade e padronização do serviço de impressão
Ao impedir que as impressoras fiquem velhas, o outsourcing assegura a qualidade do serviço de cópias, assim como a padronização das impressões, melhorando a imagem da instituição frente aos alunos, pais e sociedade como um todo.
4 – Segurança para a rotina escolar
Como o outsourcing prevê a manutenção preventiva e corretiva, raramente o fluxo de trabalho será interrompido por conta de uma impressora quebrada, garantindo a continuidade da rotina escolar da forma mais ágil possível. E caso ocorra algum problema, sempre haverá alguém disponível para resolvê-lo dentro de um prazo estabelecido.
Para ficar ainda mais claro, veja esse exemplo: uma pesquisa realizada na Universidade Federal de Santa Catarina (UFSC) revelou que, após a adoção do serviço de outsourcing de impressão, a quantidade de impressoras utilizadas diminuiu 66%. Consequentemente, houve também diminuição do número de aquisições de cartuchos e despesas com a manutenção de equipamentos. Resultados muito expressivos, não é verdade?
Mas para usufruir de todas essas vantagens e ter um parque de impressão que coloque sua instituição de ensino em outro patamar, você precisa contar com um fornecedor de outsourcing especialista na área de educação pública, como a Almaq. Com mais de 30 anos de mercado, oferecemos um pacote de soluções completo para o gerenciamento de impressão em escolas e faculdades, garantindo praticidade, agilidade e qualidade no serviço!
Para saber mais, entre em contato com um de nossos consultores! Nossa equipe está sempre pronta para atendê-lo e tirar todas as suas dúvidas. Se preferir, deixe um comentário no espaço abaixo que retornamos para você.
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