O bom funcionamento da máquina pública depende de uma série de fatores, como a constante redução de custos, o aumento da produtividade e, claro, a facilidade no gerenciamento dos trabalhos. Nesse contexto, recorrer ao outsourcing de impressão na gestão pública se destaca como uma prática bastante benéfica.
Além de cobrir os fatores que já mencionamos, a terceirização desse serviço ainda contribui para otimizar o fluxo de atividades da instituição, uma vez que o fornecedor é quem se encarrega de garantir o perfeito funcionamento de toda a estrutura de impressão. Com o outsourcing você pode direcionar a força de trabalho dos funcionários de forma muito mais assertiva.
Mas calma lá! Diferentemente do que muitos ainda pensam, optar pelo outsourcing de impressão na gestão pública não significa apenas terceirizar a responsabilidade. Na prática, essa decisão também é capaz de trazer benefícios importantes para o seu órgão ou departamento, como veremos a seguir.
Redução de custos
Gestão pública e orçamento são forças que caminham de mãos dadas. Nesse contexto, o outsourcing de impressão contribui de forma significativa ao permitir economizar no orçamento direcionado a essa frente. Isso é possível porque a manutenção das impressoras e a reposição de suprimentos fica por conta da empresa contratada.
Imagine que uma impressora pare de funcionar em algum setor crítico da sua instituição. Ao invés de precisar recorrer à assistência técnica e esperar a conclusão do processo de diagnóstico e mão obra, tudo o que você precisa fazer é entrar em contato com seu fornecedor e pedir suporte para a solução do problema. Sem surpresas, sem gastos adicionais e sem esperas morosas.
Veja esse exemplo do Tribunal de Contas da União¹: somente durante o período de um programa piloto de outsourcing de impressão foi observada a redução de 33% na quantidade de páginas impressas, gerando economia também no consumo de energia elétrica, água e suprimentos.
Gerenciamento de recursos otimizado
Quando o assunto é outsourcing de impressão na gestão pública, é claro que a redução de custos chama atenção. Mas existe outro benefício que nem sempre salta aos olhos: a possibilidade de gerenciar as impressões da instituição de forma aprimorada, otimizando recursos e evitando desperdícios.
Com o outsourcing é possível controlar todo o fluxo de impressão de forma digital e em tempo real – e, a partir de relatórios, você pode conferir quais setores utilizam mais e menos recursos. Assim fica fácil direcionar o fluxo de reposição ou até mesmo identificar se as impressões feitas são realmente necessárias.
Mais produtividade
Problemas com as impressoras no ambiente de trabalho são comuns: sem causa aparente, uma delas para de funcionar e empaca o trabalho de um funcionário, que tenta lidar com o aparelho sem o devido conhecimento técnico. Quando isso não resolve, a saída é buscar um profissional de TI ou alguém que conheça a parte técnica da impressora, que geralmente resolve a situação ou dá um diagnóstico plausível.
Mas já parou para pensar no tempo que isso acaba consumindo?
No longo prazo, significa que os servidores vão gastar um tempo precioso tentando solucionar problemas que um outsourcing de impressão é capaz de eliminar completamente! E, como todo esse processo de diagnóstico e manutenção fica por conta da empresa contratada, você consegue fazer com que suas equipes foquem esforços nas tarefas que realmente importam.
Modernização dos equipamentos
Outra grande vantagem da terceirização de impressão na gestão pública é a possibilidade de manter os seus equipamentos atualizados.
Nesse setor, em especial, a substituição de um equipamento obsoleto envolve diversos processos, como análise orçamentária e licitação. E, como novas tecnologias sempre surgem em ritmo acelerado, nem sempre é simples contar com máquinas boas e modernas.
Uma possibilidade é estabelecer em contrato que o fornecedor de outsourcing de impressão renove seu parque gráfico periodicamente, garantindo que as equipes tenham sempre os melhores equipamentos à disposição. Sem contar que uma impressora nova é como um carro novo: mais econômico, mais silencioso e muito mais eficiente!
Conte com a Almaq para um outsourcing otimizado
Com a Almaq, sua instituição pode contar com uma solução completa para o gerenciamento de impressões para facilitar a rotina do seu local de trabalho, mapeando e atendendo às necessidades com ferramentas modernas e eficientes.
Temos mais de 30 anos de atuação e nosso pessoal conhece bem a importância de manter a produtividade e garantir um bom gerenciamento do fluxo de trabalho, especialmente quando falamos em outsourcing de impressão na gestão pública. Entre em contato com nosso time hoje mesmo e vamos, juntos, descobrir como podemos deixar a sua rotina ainda mais eficiente!
