A eficiência é um dos princípios básicos de quem trabalha na administração pública, mas só é possível cumprir esse requisito quando se tem as ferramentas certas. No caso do controle do que é impresso em muitas instituições, os gestores ainda encontram bastante dificuldade para acompanhar o volume e verificar o uso adequado dos equipamentos. Para resolver esse problema, a bilhetagem de impressão tem sido a resposta certa para muitas instituições públicas.
Bilhetagem de impressão é o nome dado ao processo de monitoramento das impressões que é realizado por meio de um software. Assim, o gestor pode acompanhar a contagem de todas as impressões, identificando quem, quando, onde e qual documento está sendo impresso. Com esse sistema, também é possível implementar cotas de impressão por usuário para limitar o total de impressões realizadas, reduzindo custos com papéis e suprimentos.
Este tipo de serviço é oferecido, normalmente, junto com o outsourcing de impressão, pois diminui os gastos e ainda ajuda a gerenciar os custos com essa atividade. Mas será que vale mesmo a pena implementar esta solução na sua secretaria ou departamento governamental? É o que vamos descobrir neste artigo!
A importância da gestão e do controle das impressões
Digamos que uma prefeitura contratou um outsourcing de impressão para atuar na administração principal. No entanto, depois de alguns meses, os resultados financeiros ainda não alcançaram a economia desejada. Nos relatórios apresentados pelo fornecedor, o número de impressões segue mais alto do que o planejado.
A culpa é do fornecedor? Não! A prefeitura errou em terceirizar? Também não! O que acontece é que o ato de imprimir um documento está muito enraizado na rotina das pessoas, então, às vezes, é preciso um pouco mais do que apenas mudar as máquinas para que os funcionários entendam que o processo de fato foi alterado.
Nesse exemplo, o número de impressões pode não ter diminuído por falta de regras mais claras sobre a nova forma de usar as impressoras, pelo comportamento inadequado dos usuários (intencional ou não) ou pela falta de identificação de quem mandou imprimir os documentos. É por isso que a gestão e o controle proporcionados pela bilhetagem de impressão são tão importantes, especialmente quando aliados às estratégias de sustentabilidade já traçadas pelo outsourcing.
As vantagens da bilhetagem de impressão na gestão pública
Assim como o outsourcing, a bilhetagem de impressão traz inúmeras vantagens para a administração pública, uma vez que proporciona eficiência por meio de relatórios precisos e, consequentemente, a redução de custos. Isso dá ao gestor a possibilidade de tomar decisões mais assertivas, pois ele passa a contar com informações concretas.
Além disso, há ainda a questão do impacto ambiental, com uma diminuição considerável do desperdício de papel, suprimentos e outras peças de manutenção. A implementação correta das cotas de impressão, somada a uma solução de bilhetagem de impressão segura, faz com que as pessoas se conscientizem mais e passem a imprimir somente o necessário.
Falando em cotas, esse é outro benefício que um software de bilhetagem oferece. Por meio da gestão de cotas, os gestores podem determinar como será a impressão em cada departamento, tanto em relação ao número de cópias quanto à qualidade delas. E essas configurações podem ser ajustadas conforme a necessidade, o que não vai atrapalhar o trabalho de ninguém.
Confira alguns modelos de configurações que podem ser feitos:
- Cotas informativas: o usuário recebe um número de créditos para usar por um período e quando eles acabarem, ele recebe um aviso de que sua cota acabou. Porém, é possível optar por continuar a impressão ou a cópia, podendo justificar depois;
- Cotas adicionais: além dos créditos normais, o usuário ou um grupo de usuários recebe créditos adicionais, que podem ser usados, por exemplo, quando a cota padrão acabar;
- Cotas recorrentes: o departamento pode configurar o período de recorrência da cota, como 20 páginas por mês até dezembro de 2020.
Outra vantagem da bilhetagem de impressão é a facilidade de fazer o rateio dos custos, proporcionando uma contabilização mais inteligente do processo, já que separa o uso das máquinas por impressão, digitalização, cópia e fax. Esse modelo é importante porque gera relatórios com informações mais precisas, o que facilita, mais uma vez, a tomada de decisão.
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