Um estudo do Banco Interamericano de Desenvolvimento¹ publicado em 2018 mostra que a burocracia gera uma grande perda de tempo, dinheiro e produtividade para a administração pública. Para se ter ideia, o setor público leva 5,5 horas para realizar um único procedimento! Uma das formas de reverter esse cenário envolve a gestão de contratos no setor público com ainda mais eficiência.
Ganhar tal eficiência, entretanto, exige o uso da tecnologia, mais precisamente com a digitalização dos documentos. É só você pensar: quanto tempo é gasto para organização, padronização, arquivamento e manutenção de toda a papelada que é produzida todos os dias no seu trabalho? Essa reflexão ajuda a entender o tamanho do esforço empenhado nessa tarefa.
E mesmo com todo esse empenho, a busca por algum documento específico sempre vai requisitar mais tempo de trabalho. Isso porque os papéis são arquivados em salas cheias de gavetas, fichas e pastas. Não raro, também é preciso fazer cópias desses materiais para que eles sejam utilizados mais tarde. Ou seja: é a burocracia atuando para deixar o dia a dia mais pesado.
Como a digitalização de documentos pode ajudar
Imagine que você tenha que gerar o histórico escolar de um aluno para realizar uma transferência de unidade. Para isso, seria preciso buscar a ficha dele, fazer uma cópia e atualizar com os dados da sua instituição e depois retornar os arquivos ao seu local adequado. Se estivesse digitalizado, esse processo ficaria muito mais rápido, pois tudo poderia ser feito ali mesmo no computador.
Assim, o tempo para buscar as informações seria o mesmo de tirar uma dúvida no Google. Com o material digitalizado, nem mesmo seria preciso fazer cópias, economizando papel e tinta da impressora. O ajuste do novo documento seria realizado no mesmo instante e pronto! Tudo resolvido de modo simples, prático, rápido e eficiente, sem custos desnecessários.
Nesse cenário, os registos em papel ficariam armazenados apenas para registro, sem o intuito de ter que acessá-los a todo momento. Dessa maneira, até a preservação dos documentos estaria garantida, já que eles não seriam mais manuseados, evitando que determinadas informações ficassem perdidas ou ilegíveis ou até mesmo que alguns documentos se perdessem.
É preciso considerar que perdas ou desorganizações podem acontecer ao buscar um documento, trabalhar com ele entre tantos outros papéis e retorná-lo ao arquivo. Quem necessita acessar arquivos com alguma regularidade sabe o problema que é quando não se encontra o que precisa. Muitas vezes, isso ocorre por armazenamento incorreto, algo inviável se tudo estiver digitalizado.
E esse descuido consome ainda mais o tempo que já é bastante gasto em toda essa burocracia. O ditado, aliás, está aí para confirmar: tempo é dinheiro. No serviço público, especialmente, zelar pelos recursos e aprender a fazer mais com menos é uma capacidade extremamente essencial para garantir a satisfação dos cidadãos atendidos e mesmo para a qualificação do ambiente profissional.
Benefícios da gestão de contratos no setor público
Todo esse debate serviu para nos trazer à gestão de contratos no setor público. Você sabe: fazer esse trabalho é essencial para a transparência dos trabalhos, o que evita problemas legais e até mesmo gastos desnecessários. Ter em mãos, rápida e facilmente, os documentos necessários para fazer uma gestão qualificada é primordial.
Afinal, o trabalho de gestão envolve diversas atividades, que vão muito além de controlar entradas e saídas e cumprir o orçamento. Entre elas está a gestão de contratos no setor público, que cuida da organização dos documentos que circulam por toda a organização e que são fundamentais para manter o desenvolvimento e a eficiência do órgão.
Contudo, a gestão de contratos no setor público (e fora dele também) não se limita apenas a estabelecer uma metodologia de arquivamento, como vimos antes. É preciso acompanhar esse contrato para garantir que todas as cláusulas estejam sendo cumpridas, especialmente no que diz respeito aos prazos estabelecidos e aos serviços acordados.
É comum que, diante de uma rotina atribulada, algumas minúcias não sejam observadas e muitas coisas que foram contratadas passem despercebidas. Prazos não cumpridos, por exemplo, podem gerar insatisfação da opinião pública, algo frequente no que diz respeito a órgãos públicos. Então, o melhor é se certificar de que tudo esteja sendo feito conforme combinado para zelar adequadamente pelo orçamento.
Esse cuidado dispensa até mesmo eventuais problemas judiciais causados por contestação de cláusulas contratuais, pedidos de revisão de valores pré-acordados, adendos no orçamento e outras complicações, que causam desgaste, trabalho adicional e muito tempo perdido.
Não pense, entretanto, que a gestão de contratos no setor público é capaz de abalar o relacionamento entre o órgão e os fornecedores. Pelo contrário: uma administração eficiente transparece organização, respeito e eficiência, o que é bom para todos os envolvidos.
Por que a digitalização é a solução
Seja para a gestão de contratos no setor público, seja para a administração e o acesso a todos os outros documentos, a digitalização é eficiente! Ela auxilia nesse acompanhamento dos contratos e, como vimos em relação aos outros papéis, melhora a consulta e as rotinas atreladas à busca desses arquivos.
Digitalizando, todo o órgão público tem acesso aos documentos que fazem parte da gestão diária com muito mais facilidade, agilidade e segurança, garantindo eficácia nas rotinas. Em médio e longo prazos, os arquivos físicos podem até ser transferidos para um local remoto ou eliminados, contribuindo para o melhor aproveitamento de espaço e trazendo outros benefícios relacionados a isso.
Na Almaq, nós temos uma solução completa para digitalização dos documentos e também para a gestão de contratos no setor público. Nosso objetivo é proporcionar serviços e recursos práticos para que todo o ciclo de vida dos documentos seja realizado da melhor forma possível. Isso inclui identificação, captura, proteção e gerenciamento de quaisquer tipos de documentos.
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