Dentre os desafios que envolvem a administração do setor público está lidar com processos de impressão. Parece bobo? Não é: se as impressões não forem gerenciadas de acordo, isso pode gerar prejuízos significativos para as entidades. Nesse sentido, terceirizar a atividade é uma excelente opção para minimizar custos e otimizar o fluxo de trabalho, principalmente se for estabelecido um bom SLA no outsourcing de impressão.
O SLA (sigla para Service Level Agreement, ou acordo de nível de serviço, em português) é um acordo de prestação de serviços que tem o objetivo de resguardar as partes e definir o escopo da relação entre o setor público e a empresa encarregada dessa atividade.
Por exemplo: se os equipamentos ou softwares apresentarem algum tipo de problema, o SLA funciona como uma espécie de termo de garantia, estabelecendo o tempo para reposição e reparo do problema.
O documento também serve para certificar o contratante que o fluxo de trabalho vai ocorrer sem grandes interrupções – e esse é um requisito obrigatório para instituições que primam pela excelência.
Benefícios do SLA no outsourcing de impressão para o setor público
Colocando todos os números na ponta do lápis você verá que estabelecer um SLA no outsourcing de impressão para o setor público ajuda a deixar tudo muito mais prático. Sem contar que ter todos os aspectos dessa relação comercial documentados pode trazer outros benefícios importantes à gestão.
Veja os principais:
Otimização do fluxo de trabalho
Além de garantir o fornecimento de equipamentos, suprimentos, assistência técnica e as ferramentas necessárias para o gerenciamento das atividades, ter um bom SLA no outsourcing de impressão estabelece os prazos máximos para visitas técnicas, troca de equipamentos e ajuste de eventuais falhas.
Esse é o tipo de benefício que pode fazer toda a diferença no setor público, já que ajuda as equipes no atendimento aos cidadãos, seja pela disponibilidade completa dos sistemas ou pela comunicação rápida da estimativa de retomada das atividades.
O cenário perfeito, claro, envolve a realização de manutenções preventivas para evitar panes e desgastes nos equipamentos.
Garantia de qualidade
Com o SLA no outsourcing de impressão é possível especificar em contrato o uso de suprimentos originais durante a manutenção dos equipamentos. Assim, evita-se o uso de componentes reutilizados ou de segunda categoria, o que garante mais qualidade nas impressões.
Estamos falando de um contrato contínuo de prestação de serviços para o setor público em que a maioria das impressões assume caráter documental. Portanto, o arquivo precisa ser preservado por longos períodos, fator que exige o máximo de qualidade durante o processo.
Controle dos serviços prestados
Controlar os níveis de serviço prestado em outsourcing também é indispensável. Nesse sentido, melhor ainda é contar com um bom sistema de métricas, que seja capaz de conduzir avaliações a partir do histórico de chamados. Isso ajuda a gestão a acompanhar o fluxo de trabalho e conferir se o SLA está sendo respeitado.
Vale lembrar que, apesar de ser um documento básico, o SLA no outsourcing de impressão é essencial para estabelecer todos os serviços que o fornecedor se compromete a entregar para a instituição contratante. É um acordo que deve ser seguido por ambas as partes para que o relacionamento dê certo – e o aumento da produtividade de fato aconteça.
Redução dos custos
No setor público, adquirir uma impressora de alta tecnologia pode ser impraticável. Além do alto custo de aquisição, itens como assistência limitada, demanda de conhecimento técnico e gastos com manutenção vão na contramão de qualquer política pública de contenção orçamentária.
No entanto, com a terceirização deste serviço, todas as atividades relacionadas à impressão ficam por conta da empresa contratada. Em outras palavras, ações de manutenção e substituição vão ser realizadas por profissionais qualificados, diminuindo o tempo de paralisação e, claro, o custo final dos serviços, uma vez que o trabalho também está previsto no SLA.
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