A ideia de que dados são o novo petróleo já é bastante aceita e difundida no mercado, especialmente se levarmos em conta que o bom gerenciamento deles pode fazer toda a diferença na hora de aproximar as marcas de seus clientes. O que nem todo mundo sabe, contudo, é que uma boa gestão da informação no setor público também é essencial, podendo até mesmo otimizar o relacionamento das instituições com a população!
Isso porque, ao usar os dados de forma eficiente, é possível melhorar a produtividade das equipes e reduzir os índices de retrabalho — fatores fundamentais para atribuir ainda mais confiabilidade a documentos e processos.
As consequências da má gestão da informação no setor público
Já parou para pensar no tempo que as equipes do seu órgão ou departamento público investem na coleta de dados? São centenas e mais centenas de informações recolhidas todos os meses que, no fim das contas, representam diversas horas de trabalho aplicadas. Agora, imagine que toda essa dedicação acabe refletida em um enorme banco de dados que é mal aproveitado pela gestão! Um verdadeiro desperdício, não é verdade?
Além do tempo perdido, sua instituição vai ter a produtividade e a organização comprometidas — e essa é apenas a ponta do iceberg quando falamos das consequências da má gestão da informação no setor público! Pensando nisso, listamos alguns dos principais obstáculos que podem surgir quando esse cuidado é negligenciado. Veja só:
Ineficiência no uso de dados
Documentos, endereços, fichas médicas, e-mails e telefones são apenas alguns dos registros que ficam armazenados nos órgãos públicos. Mas todos esses dados vão ter pouquíssima serventia se não forem utilizados da forma correta.
Imagine que, em determinada instituição, o banco de dados acumulou informações de todos os atendimentos realizados ao longo dos últimos 10 anos. O problema é que todas essas referências ficaram dispersas em um ambiente sem controle e de difícil acesso. Assim, é quase impossível garantir que elas sejam utilizadas da melhor forma possível dentro da rotina operacional, dificultando o alinhamento de processos, não é verdade?
Falta de confiabilidade em documentos e processos
Quando o assunto é a falta de uma boa gestão da informação no setor público, é preciso ter em mente que as consequências negativas dessa negligência chegam em uma espécie de efeito dominó. Nesse contexto, a tendência é de que a ineficiência no uso de dados, que apresentamos no tópico anterior, desencadeie uma crescente falta de confiabilidade nos documentos e processos desenvolvidos na instituição.
Afinal, como seria possível gerir documentos com precisão se é impossível garantir a confiabilidade nos dados registrados neles? Uma boa gestão precisa garantir essa certeza, visto que, sem ela, demora muito até perceber anomalias e conflitos que prejudicam vários departamentos dentro de uma instituição pública.
Retrabalho e baixa produtividade
Outra grave consequência da falta de confiabilidade nas informações é a quantidade de tempo operacional investido em conferências e retrabalhos. Quando um departamento público não consegue controlar questões como acesso, pesquisa e uso de dados de forma descomplicada e intuitiva, os servidores acabam gastando mais tempo durante as etapas produtivas, desperdiçando muito esforço e recursos valiosos.
Esse é o tipo de cenário em que a tecnologia pode atuar de forma revolucionária, já que a maioria das ferramentas digitais é fácil de usar e possibilita um detalhado gerenciamento de metas e atividades, aumentando o foco das equipes. Por outro lado, instituições que não buscam esse tipo de inovação acabam atadas a processos manuais mais lentos, puxando a curva da produtividade ainda mais para baixo.
Outsourcing de impressão: a gestão dos seus documentos em boas mãos
Já que pegamos emprestado o exemplo da tecnologia, vale ressaltar que um dos focos da transformação digital é justamente a diminuição do contato humano com processos automatizados de operação e de gestão. Isso agiliza o cumprimento de tarefas, aumenta a confiabilidade nas operações e permite que os funcionários trabalhem focados nas atividades que realmente fazem a diferença!
Repare que falamos exclusivamente em reduzir o contato humano com sistemas, jamais em excluir o fator humano da operação! Afinal, a gestão da informação é feita também de pessoas, e o cenário ideal é aquele em que todas as equipes e departamentos sejam plenamente capazes de contribuir e aprimorar o relacionamento com o público de forma cada vez mais humanizada — o que só vai acontecer se esses servidores públicos contarem com as ferramentas certas.
Nesse cenário, as soluções de gestão e a terceirização de processos se destacam como alternativas com excelente custo-benefício. Isso porque já é possível ter tecnologia de ponta e profissionais capacitados atuando no seu sistema sem a necessidade de grandes investimentos internos. Uma verdadeira parceria que, quando bem escolhida, pode ajudar na sua estratégia de gestão de dados e garantir a segurança da informação no setor público.
É o caso da Almaq, especializada na integração de serviços de TI com foco em digitalização, gestão e impressão de documentos para a administração pública. Além do nosso outsourcing de impressão, você conta com suporte especializado para a estruturação tecnológica do seu banco de dados, aliando equipamentos, sistemas e processos eficientes que vão garantir a produtividade e a eficiência do seu departamento.
Aqui, todos os diferentes setores são integrados em um único ambiente funcional e de fácil acesso, simplificando a rotina e aumentando a produtividade com mais confiabilidade de dados! Visite nosso site, conheça nossas soluções e descubra como podemos unir forças para transformar a gestão da informação no setor público!
[cta id=’6921′]
