A terceirização de serviços é algo bastante comum hoje em dia, o que não significa que todos são entregues com qualidade. Porém, quando falamos na escolha de fornecedores de serviços de impressão para órgãos públicos, essa questão precisa vir em primeiro lugar. Por esse motivo, um dos itens obrigatórios na lista de requisitos é o suporte técnico do outsourcing de impressão.
Por que falamos isso? Porque a última preocupação que uma instituição pública quer ter quando terceiriza esse tipo de serviço é com a falta de tinta, o atolamento de papel ou a manutenção de máquinas. Ela quer, e precisa, de um atendimento ágil, com profissionais qualificados e dentro do prazo.
Avalie com a gente o caso de uma escola que está no período das provas finais e precisa imprimir os testes de todos os alunos. Ninguém quer e nem espera que algo saia errado. Um atraso, um erro, a falta de um suprimento e o cronograma de trabalho que foi preparado durante meses vai por água abaixo. Você já pensou nisso?
O que um bom suporte técnico de outsourcing de impressão precisa ter
Na hora de avaliar os fornecedores do outsourcing de impressão, por mais que seja necessário colocar na balança o preço, afinal estamos falando de dinheiro público, é importante averiguar a questão do suporte técnico também. Peça o plano de manutenção de equipamentos de cada um deles, assim, é possível analisar como pretendem manter o bom funcionamento dos equipamentos e trabalhar com a prevenção de problemas.
Mas a avaliação não deve parar por aí. Se o objetivo é terceirizar os serviços de impressão no setor público, é preciso buscar mais características positivas relacionadas ao suporte técnico. Lembre-se que muitas pessoas vão usar o serviço e, consequentemente, a assistência técnica. Então, quanto mais simples e facilitado o acesso, melhor. Pensando nisso, destacamos mais 3 qualidades que podem fazer a diferença na hora da escolha:
1 – Facilidade na abertura de chamado
As novas tecnologias e as facilidades que um outsourcing de impressão trazem para a instituição pública são ótimas, não há dúvidas. No entanto, na hora de entender o que se está comprando, especialmente quando é algo que várias pessoas com diferentes níveis de instrução vão usar, saber detalhes sobre a abertura do chamado para o suporte técnico é fundamental.
Aproveite a presença do fornecedor e tire todas as dúvidas. Você precisa saber exatamente o que fazer diante das mais variadas situações, como a manutenção de uma impressora ou a falta de um suprimento, quando é o caso de conserto ou da troca de uma máquina.
Ao ter todas as informações em mãos, você consegue saber o que pode exigir caso necessite do suporte técnico. Essa também é uma forma de garantir que a instituição ou o departamento público não enfrente problemas, uma vez que conseguirá resolvê-los, pois poderá acionar a assistência sem percalços.
2 – Atendimento especializado
Na hora de contratar o outsourcing de impressão para melhorar os processos em uma instituição, departamento ou escola pública, fique atento a como é feito o atendimento do suporte, algo que pode ser averiguado com outros clientes. Verifique, por exemplo, a forma como as perguntas são respondidas, se os argumentos são rasos ou têm fundamento e, principalmente, se você entende o que está sendo dito.
Como falamos no item anterior, os usuários dos serviços de impressão no setor público são os mais variados, inclusive em relação ao grau de instrução e à afinidade com a tecnologia. A assistência do outsourcing de impressão precisa estar preparada para lidar com as mais diversas situações, pois algumas vezes vai falar com pessoas que entendem mais e em outras, com aqueles que não entendem quase nada sobre equipamentos e suprimentos.
Caso você fique na dúvida sobre algo que o suporte falou, pode tentar encontrar a mesma resposta no site da empresa. Geralmente, fornecedores de serviços mantêm áreas restritas aos clientes com documentações para auxiliar com as mais variadas questões. Os atendentes do suporte precisam, acima de tudo, transmitir confiança e mostrar que entendem bem o que estão falando.
3 – Suporte técnico oficial
Uma maneira de averiguar se o suporte técnico segue o mesmo padrão do restante do serviço prestado pelo fornecedor é verificar se o atendimento foi autorizado pelas fabricantes das impressoras e suprimentos que ela usa. Para concorrências no setor público, esse é um item que conta muitos pontos, pois significa que o outsourcing de impressão já conta com uma retaguarda, que ele não está sozinho e que não vai abandonar o contrato no meio do caminho.
Marcas de renome e consolidadas no mercado não associam o seu nome a uma empresa que não entrega tudo aquilo a que se propõe. Esse é um indício que o fornecedor é confiável e se importa com seus clientes. Portanto, antes de fechar contrato, confira se a terceirizada oferece um suporte oficial.
Um bom suporte técnico evita muitos problemas
Como deu para perceber, é essencial contar com um bom suporte técnico para evitar problemas, especialmente no setor público, que precisa atender tanta gente e seguir cronogramas muitas vezes bastante rígidos. E por mais que a contratação de um outsourcing de impressão dependa de uma concorrência, é possível ficar atento às características da assistência técnica sem fugir dos valores.
Aqui na Almaq, proporcionamos tudo isso para você. Além de fazermos todo o planejamento dos tipos e quantidades de equipamentos para as atividades que serão desenvolvidas, utilizando as melhores marcas do mercado, também realizamos o monitoramento contínuo dos insumos e das máquinas de maneira proativa, incluindo manutenção, assistência técnica e substituição, quando necessário. Dessa forma, as equipes internas dos órgãos públicos podem se dedicar às suas funções sem ocupar tempo e esforços com configurações e manutenção de impressoras locadas.
Para saber mais, entre em contato com a gente! Os nossos especialistas estão sempre a postos para atendê-lo e para tirar todas as suas dúvidas.
